Permanente Inventur: Fehler reduzieren, Zeit sparen

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Die permanente Inventur stellt eine der vier Optionen zur Bestandsaufnahme dar. Mit ihrem Vorzug der freien Wahl des Inventurtermins übers Jahr bietet sie Industrie und Handel mehr Flexibilität. Dennoch erfordert sie personelle Ressourcen, produziert Kosten. Unter gewissen Voraussetzungen lässt sich der Arbeitsprozess der Permanenten Inventur vereinfachen, Arbeitszeit einsparen.

Die permanente Inventur

Die permanente Inventur erlaubt dem Unternehmen, die Bestandsaufnahme auf mehrere Tage im Jahr zu verteilen. In § 241 (2) HGB wird festgelegt, dass das Inventar körperlich und buchmäßig aufgenommen werden muss. Ist der aktuelle Bestand eines Artikels mittels dieses Verfahrens aufgenommen, so wird der Bestand ab diesem Zeitpunkt mit der festgestellten Menge fortgeschrieben.

Die permanente Inventur wird vor allem bei häufig wechselnden Beständen angewendet. Darunter fallen Kassenbestände und Warenbestände. Im laufenden Geschäftsjahr erfolgen umsatzbedingt Bestandsfortschreibungen aus Zugängen (Bareinzahlungen, Wareneingänge) und Abgängen (Barauszahlungen, Warenausgänge). So ändert sich hier der tatsächliche Bestand. Der tatsächliche Bestand sollte dann zu jedem Zeitpunkt mit dem Buchwert übereinstimmen.

Welche Voraussetzungen sind erforderlich?+

Das Führen des Lagerbuchs ist Voraussetzung für die Nutzung der permanenten Inventur (Foto: shutterstock - Lopolo)

Das Führen des Lagerbuchs ist Voraussetzung für die Nutzung der permanenten Inventur (Foto: shutterstock – Lopolo)

Plant ein Unternehmen, das vereinfachte Inventur-Verfahren der permanenten Inventur zu implementieren, dann wird das Unternehmen das Lagerbuch einführen müssen, sofern das nicht bereits geschehen ist. Im Lagerbuch werden alle Artikel mit ihren Beständen und Lagerbewegungen geführt. Nur wenn im Lagerbuch sämtliche Zu und Abgänge der Artikel protokolliert werden, darf die permanente Inventur als eine der vier Inventurmethoden eingesetzt werden.

Wie wird die Permanente Inventur durchgeführt?

Für jeden im Lagerbuch geführten Artikel muss mindestens einmal im Jahr eine körperliche Inventur durchgeführt werden. Bei der körperlichen Inventur wird der tatsächliche (der „Ist-“) Bestand des Artikels ausgezählt. Die Ist-Bestände und damit auch die Bestandabweichungen finden Eingang in das Lagerbuch. Dabei wird auch der Tag festgehalten, an dem die Bestandsermittlung durchgeführt wurde.

Anders als bei der Stichtagsinventur ist es nicht erforderlich, dass alle Bestände am gleichen Tag aufgenommen werden. Vielmehr kann die Bestandsaufnahme zu verschiedenen Zeiten erfolgen. Auch können die aufgenommen Mengen auf verschieden Termine aufgeteilt werden. Allerdings darf die Inventur sich nicht nur auf Stichproben oder nur auf einen repräsentativen Querschnitt begrenzen. Sie muss stets den gesamten Bestand einschließen.

Wann darf keine permanente Inventur durchgeführt werden?

Handelt es sich um besonders wertvolle Wirtschaftsgüter, darf dieses Inventurverfahren nicht verwendet werden. Auch bei Gegenständen, bei denen unkontrollierbare Abgänge wie durch Schwund, Verdunstung, Verderb erfolgen können oder die leicht zerbrechlich sind, darf die permanente Inventur nicht angewendet werden.

Vorteile der permanenten Inventur

Die permanente Inventur bietet klare Vorteile gegenüber etwa der Stichtagsinventur. Die Bestandsaufnahme der Stichtagsinventur erfolgt zwingend an einem Tag. Je nach Umfang der Bestände erfordert diese Zählung der Bestände umfangreiche personelle Ressourcen, die dann nicht für das Tagesgeschäft zur Verfügung stehen, was im Unternehmen typischerweise zu einer Störung des regulären Betriebsablaufs führt. Die Bestandsaufnahme erfolgt zudem unter hohem Zeitdruck, was die Genauigkeit der Zählung beeinflussen kann. Die permanente Inventur lässt die körperliche Bestandsaufnahme über mehrere Tage des Jahres frei verteilen.

Wie können Aufwand und Kosten der Inventur gesenkt werden?

Die permanente Inventur erlaubt organisatorische Maßnahmen, mit denen der Aufwand und damit die Kosten der Durchführung deutlich reduziert werden.

  • Beschleunigung der Zählung durch z.B. Zählwaagen und höhere Genauigkeit

    Eine Zählwaage eignet sich für die Stückzahlbestimmung loser, zählbarer, leichter Artikel, vor allem in großen Mengen. Die Zählwaage ist mit einem Zählsystem ausgestattet, das Kleinteile wie Schrauben oder Dübel wiegen und gleichzeitig zählen kann.
    Bei der Inventur kommt es wie bei der Kommissionierung auf eine hohe Zählgenauigkeit an. Da erleichtert die Zählwaage den Inventurvorgang erheblich. Zudem werden Stückzahl und Gewicht über mehrere Anzeigen dargestellt.

    Zählwaagen können die Zählung loser Artikel mit großer Menge beschleunigen. (Foto: shutterstock - JJ11)

    Zählwaagen können die Zählung loser Artikel
    mit großer Menge beschleunigen. (Foto: shutterstock – JJ11)

    Gerade für den industriellen Einsatz unter schwierigen Umgebungsbedingungen stehen auch staub- und strahlwassergeschützte Zählwaagen mit Filtereinstellungen von Anbietern wie As-Wägetechnik bereit, deren Wäge- und damit Zählergebnisse z.B. weniger durch Erschütterungen beeinflusst werden. Ein Touch-Screen sorgt für eine einfache Bedienung.

    Der Vorteil einer solchen Zählwaage ergibt sich aus der ungleich höheren Geschwindigkeit, mit der ein Zählvorgang abläuft. Ein Zählvorgang dauert bei manchen Modellen nur eine Sekunde.

    Wie erfolgt der Zählvorgang?

    Der Bediener legt eine bestimmte Anzahl gleicher Teile auf die Zählwaage. Mit dieser Referenzmessung ermittelt die Zählwaage beim Abwiegen größerer Mengen anhand des zuvor bestimmten Einzelgewichts die Gesamtzahl der gewogenen Teile. Der mathematische Dreisatz wird hier angewandt, aus dem Gesamtgewicht und dem mittleren Gewicht des Referenzstücks die zunächst unbekannte Menge des Wägegutes zu ermitteln. So zeigt die Zählwaage schließlich den „Ist-Bestand“ der Bestandsposition an.

    Hieraus resultiert eine große Zeitersparnis, welche die Inventur schnelle und damit kosteneffizienter ablaufen lässt.

    Nebeneffekt: Aussortieren von Falschstücken

    Eine Spezialausführung der Zählwaagen, die sogenannten Checkweigher, erlaubt das Erkennen von übergewichtigen Exemplaren in einer großen Menge von Produkten der gleichen Art.

    Wann wendet man den Checkweigher an? Wird ein Bestand von M6-Muttern gezählt, kann der Checkweigher feststellen, ob eine oder mehrere Muttern einer anderen Kategorie in das Behältnis mit den M6 Muttern gelangt ist. Falschmengen werden dann automatisch ausgeschleust.

  • Bestandsaufnahme zum Zeitpunkt niedrigster Bestände

    Die Lagerbestände unterliegen über das Jahr hin Veränderungen. Wählt man für die Bestandsaufnahme einen Zeitpunkt, an dem der Bestand sehr niedrig ist, müssen weniger Artikel gezählt werden. So wird für die Bestandsaufnahme weniger Zeitaufwand nötig.

    Legt man den Zeitpunkt der Inventur auf einen Zeitpunkt mit niedrigem Bestand, wird Zeit gespart: nicht vorhandene Artikel müssen nicht gezählt werden. (Foto: shutterstock - Don Pablo)

    Legt man den Zeitpunkt der Inventur auf einen Zeitpunkt mit niedrigem Bestand, wird Zeit gespart: nicht vorhandene Artikel müssen nicht gezählt werden. (Foto: shutterstock – Don Pablo)

    Die permanente Inventur lässt es zu, einzelne Positionen der Lagerbestände der körperlichen Bestandsaufnahme zu unterziehen. So können gezielt die Artikel mit sehr niedrigen Beständen herausgegriffen werden – etwa nach starken Lagerabgängen aus Abverkauf oder Verwendung in der Produktion.

    Im Extremfall kann ein Nulllagerbestand beim Auftreten zum Anlass genommen werden, für diesen Artikel die körperliche Inventur durchzuführen.

  • Nutzen von betriebsarmen Zeiten

    Kommt es im Geschäftsjahr zu einer Minderauslastung des Personals, können verfügbare personelle Ressourcen genutzt werden, einen weiteren Teil der Inventur durchzuführen. Während die Stichtagsinventur tendenziell stets Störungen des Betriebsablaufs verursacht, können so verfügbare personelle Ressourcen in betriebsarmen Zeiten ihre Arbeitskraft in die Inventur fließen lassen.

    Diese Vorgehensweise hat zudem den Vorteil, dass so eine Bestandsaufnahme unter Zeitdruck vermieden wird. Dies erhöht die Zählgenauigkeit deutlich.

Nachteil dieser Inventurmethode

Die hohen Anforderungen an die laufende Führung des Lagerbuchs, also der Fortschreibung aller Zugänge und Abgänge im Bestand stellen einen erheblichen Aufwand dar. Der Aufwand entsteht hier durch die bei jedem Zugang und Abgang notwendige Zählung der Artikelmenge. Doch nicht immer fällt dieser Aufwand ins Gewicht.

  1. Wenn die Zählung nicht ausschließlich zur Bestandsführung erfolgt

    Wird für den Abverkauf eine bestimmte Menge des Artikels aus dem Lagerbestand entnommen bzw. kommissioniert, dann ist hier ohnehin eine Zählung erforderlich, um die exakte bestellte Menge zu liefern. In diesem Fall ist der Aufwand für die Zählung nicht der Bestandsführung bzw. Lagebuchführung zuzurechnen, sondern dem regulären Geschäftsablauf. Somit produziert die Lagerbuchführung aufgrund der Anforderungen der permanenten Buchführung hier keinen eigenen Mehraufwand.

  2. Wenn für die Ermittlung der Zu- und Abgänge ebenfalls eine Zählwaage beschleunigt

    Wie wir weiter oben schon gesehen haben, reduziert eine Zählwaage den Zählvorgang auf bis zu eine Sekunde. Wird diese Technologie auch bei Kommissionierung (Abgang) und Wareneingang (Zugang) eingesetzt, greift hier ebenfalls der Beschleunigungseffekt. Damit stellt die laufende Führung der buchmäßigen Unterlagen keinen Nachteil der permanenten Bestandsaufnahme mehr dar.

Neben der permanenten Inventur stehen zwei weitere Inventurvereinfachungsverfahren zur Auswahl. (Foto: shutterstock - Photographee.eu)

Neben der permanenten Inventur stehen zwei weitere Inventurvereinfachungsverfahren zur Auswahl. (Foto: shutterstock – Photographee.eu)

Alternativen zur permanenten Inventur

Die permanente Inventur ist eines der drei in Deutschland nach § 241 HGB zulässigen Inventurvereinfachungsverfahren. Alle Inventurverfahren dienen letztlich dazu, einen Bestand an Vermögensgegenständen nach Sorte, Bestandsmenge und Wert nicht nur durch Zählung, sondern auch mit Hilfe statistischer Methoden auf Grund von Stichproben zu ermitteln, sofern diese als anerkannt gelten.

Neben der Stichtagsinventur die anderen beiden Inventurverfahren die Stichprobeninventur und die verlegte Inventur.

  • Die Stichtagsinventur

    Die Stichtagsinventur ist nach § 240 Abs. 1 HGB der Standard für Kaufleute, es ist die Vollaufnahme aller Vermögensgegenstände. Mit der Stichtagsinventur erstellt der Kaufmann ein Inventar. Dieses listet sowohl Vermögen als auch Verbindlichkeiten im Detail auf. Jede Position wird dabei bewertet.

    Die Inventur ist also eine reine körperliche Bestandsaufnahme mit nachfolgender Bewertung. Der § 240 Abs. 2 HGB fordert zum Abschluss des Geschäftsjahres das Erstellen eines Inventars. Hier ist der Bilanzstichtag angesprochen, der meist mit dem 31. Dezember identisch ist.

    Die Finanzverwaltung räumt für die Wahl des Tages, an dem die Inventur stattfinden wird, rund um den Bilanzstichtag einen zeitlichen Rahmen von +/- 10 Tagen ein. Allerdings sind auch in diesem Zeitraum alle vorkommenden Bestandsveränderungen vorschriftsgemäß zu berücksichtigen.

    Das HGB lässt jedoch auch die Befreiung von der Inventur zu. Die Paragraphen § 241a HGB und § 242 Abs. 4 HGB entlassen Einzelkaufleute aus der Pflicht zur Inventur, wenn diese an den Abschlussstichtagen zweier aufeinander folgender Geschäftsjahre jeweils maximal 600.000 Euro Umsatz und jeweils maximal 60.000 Euro Jahresüberschuss haben.

    Die Pflicht zur Inventur wird den Kaufleuten auferlegt. Grundlage hierfür ist die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung. Dies leitet sich aus den Paragraphen 140 und 141 der Abgabenordnung ab.

  • Die Stichprobeninventur (§ 241 Abs. 1 HGB)

    Die Stichprobeninventur wird als zweites Inventurvereinfachungsverfahren vorwiegend von Großunternehmen genutzt. Ursprünglich wurde sie von Siemens zu Beginn der 70er Jahre eingeführt. Erst viel später im Januar des Jahres 1977 wurde die Stichprobeninventur rechtlich verankert.

    Die Erfassung der Werte in großen Unternehmen muss zudem vom Finanzamt zuvor genehmigt werden.

    Wann ist die Stichprobeninventur erlaubt?

    Die Stichprobeninventur ist genau dann erlaubt, sobald 20 Prozent der Waren mindestens 80 Prozent des Gesamtwertes ausmachen. Zudem muss die Lagerbuchhaltung digital erfolgen und im Lager müssen mehr als 1.000 Positionen stehen.

    Wie wird die Stichprobeninventur durchgeführt?

    Die Stichprobeninventur bedient sich der statistischen Methodenlehre. So werden hier sorgfältig ausgewählte und vor allem repräsentative Stichproben erhoben. Dabei muss ein Zufallsstichprobenverfahren berücksichtigt werden.

    Die Erhebungen aus den einzelnen Stichproben werden dazu genutzt, den Gesamtbestand hochzurechnen. Als Regel gilt dabei, dass der Stichprobenfehler maximal 1 Prozent des Wertes der Grundgesamtheit betragen darf.

    Die Aufstellung des Inventars darf ausschließlich unter Anwendung von anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren erfolgen. Zu den letzteren zählt z. B. Mittelwertschätzung.

    Die Grundanforderung an die Stichprobeninventur ist, dass ihr Aussagewert demjenigen einer Vollaufnahme entsprechen muss. Somit darf die Stichprobeninventur nur das Verfahren vereinfachen, muss jedoch ein gleichwertiges Ergebnis wie die Vollaufnahme liefern.

  • Vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur (§ 241 Abs. 3 HGB)

    Man wird die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur als drittes Inventurvereinfachungsverfahren dann anwenden, wenn beispielswiese die Aufnahme zum üblichen Stichtag unmöglich ist. Dies kann bei sehr großen Beständen der Fall sein. Kann die permanente Inventur ebenfalls nicht angewandt werden, weil z.B. die Voraussetzungen dafür fehlen, wird oft die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur eingesetzt.

    Wie wird die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur durchgeführt?

    Hierfür kann gemäß § 241 Abs. 3 Nr. 1 HGB einer von zwei Zeiträume gewählt werden. Der erste Zeitraum umfasst die drei Monate vor dem jeweiligen Bilanzstichtag. Der zweite Zeitraum umfasst die ersten zwei Monate davor.

    In dem gewählten Zeitraum kann die körperliche Bestandsaufnahme auf einen beliebigen Tag gelegt werden. Am Tag der Zählung wird der Wert des Bestands festgehalten. Der so ermittelte Wert wird anschließend auf den Stichtag hochgerechnet. Die Bestandsmenge fließt bei dieser Betrachtung nicht ein. Allerdings erhält das Inventar das Datum des Tages der tatsächlichen körperlichen Bestandsaufnahme.

About Author

Marius Beilhammer

Marius Beilhammer Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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