Die Warenwirtschaft richtig organisieren

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Warenwirtschaft oder auch Materialwirtschaft ist ein wesentlicher Bestandteil des inner- und außerbetrieblichen Managements. Je nach Betriebsgröße dreht sich dabei alles um die Planung der Materialbewegungen. Sowohl die zeitliche als auch die quantitative sowie die qualitative Planung sollte bei allen Prozessen der Warenwirtschaft im Auge behalten werden.

Nahezu alle Unternehmen nutzen dafür die passende Software. Abhängig von der Betriebsgröße und den verschiedenen Verwaltungsschritten sollte jedoch die richtige IT-Lösung gefunden werden, die gleichzeitig noch andere Funktionen erfüllen kann.

Warenwirtschaft im Allgemeinen

Die Prozesse der Warenwirtschaft fokussieren also die Arbeitsabläufe bei der Planung, Verwaltung und Steuerung der Waren. Während in der Industrie vor allem von der Produktionsplanung gesprochen wird, geht es im Handel und im Logistiksektor vornehmlich um die Warenwirtschaft. Waren und ihre Bewegungen im bzw. außerhalb des eigenen Unternehmens müssen entsprechend überwacht und gesteuert werden.

Dies ist die Hauptaufgabe aller am Prozess der Warenwirtschaft Beteiligten. Ob nun die Waren im Unternehmen von einer Abteilung zur anderen gebracht werden oder es sich um einen Warenfluss zwischen Kunden, Lieferanten oder Transportunternehmen handelt, ist in erster Linie egal. Im Zentrum des Interesses stehen in der Warenwirtschaft lediglich die Bewegung und die Steuerung der Ware.

Entsprechend der Vorgaben der Produktion haben sich auch die Strukturen im Handel und somit auch im Logistiksektor in den vergangenen 30 Jahren maßgeblich gewandelt. Als Stichworte können hier die Just-in-time-Produktion oder große Veränderungen im Supply Chain Management genannt werden. Mit diesen Wandlungen hat sich auch die Warenwirtschaft verändert – der Blickwinkel wird größer und mehr und mehr wird das große Ganze des Unternehmens in die Betrachtungen mit einbezogen.

Die einzelnen Prozesse werden nicht mehr als singuläre Schritte wahrgenommen, sondern als Teil, der zu eben jenem großen Ganzen beiträgt. Ebenso wurde in den letzten Jahren die Relevanz der Warenwirtschaft stärker wahrgenommen – das ist nicht zuletzt deshalb der Fall, um die firmeninternen Strategien zu optimieren, um schließlich eine Umsatzerhöhung und im besten Falle eine Gewinnmaximierung zu erreichen.

Genauigkeit bei der Planung im Logistikbereich ist von absoluter Wichtigkeit: Es hängen einfach zuviele Unternehmen dran.

Genauigkeit bei der Planung im Logistikbereich ist von absoluter Wichtigkeit: Es hängen einfach zuviele Unternehmen dran.(#01)

Warenwirtschaft im Logistiksektor

Vor allem im Logistiksektor nimmt die Planung der Warenwirtschaft einen hohen Stellenwert ein, denn schließlich geht es in der Logistik ausschließlich um die Ware, ihren Transport sowie ihre Lagerung. Ob innerbetrieblicher Transport oder Transport nach außen – in der Logistik geht es vornehmlich um die Wege, die die Ware zurücklegt. Auch die Lagerung per se oder der Umschlag sind wichtige Elemente der Warenwirtschaft im Logistiksektor.

Wie lange die Wege dauern, wie präzise die Kommission abläuft und auf welchem Weg die Ware dann den Kunden erreicht, hängt stark von der Planung und Steuerung der Warenbewegungen ab. Damit die Prozesse zur Zufriedenheit aller Beteiligten bestmöglich ablaufen, ist es ratsam, die der Warenwirtschaft eine besondere Aufmerksamkeit zukommen zu lassen und dabei absolut genau zu arbeiten.

Gerade im Logistiksektor sorgen kleine Ungenauigkeiten für eine große Wirkung – ein falscher Scan beispielsweise schickt die Ware nicht an die Ostsee, sondern in den tiefsten Bayerischen Wald. Damit wirklich alles reibungslos abläuft, gilt es, sowohl gesamtbetrieblichen Strukturen im Auge zu behalten als auch auf qualifiziertes Personal und die passende IT-Lösung für die Warenwirtschaft zu setzen.

Warenwirtschaftssysteme und ihre Relevanz für das eigene Unternehmen

Ob im Handel oder in der Industrie – die Relevanz der Warenwirtschaft, ihrer Planung der damit zusammenhängenden Software nimmt also stetig zu. War Warenwirtschaft in der Vergangenheit lediglich die Planung und Steuerung der Materialbewegungen, hat sich dies heutzutage stark verändert.

Warenwirtschaftssysteme ermöglichen mittlerweile nicht nur die IT-basierte Steuerung und Verwaltung des Materials bzw. der Ware, sondern tragen auch wesentlich dazu bei, die Abläufe im Unternehmen zu beobachten und effizientes Controlling durchzuführen.

Mussten noch bis in die 1980er Jahre Kennzahlen und Daten von Hand ausgerechnet und ausgewertet werden, ist dies mit modernen Programmen ohne Weiteres möglich. Die Bedeutung der passenden Software nimmt dementsprechend ebenfalls zu und sollte möglichst gut und passgenau auf das eigene Unternehmen zugeschnitten sein.

Aus der Industrie sind umfangreiche Warenwirtschaftssysteme bekannt, die nahezu alles können: Von der Verwaltung jedes kleinsten Materialstücks bis hin zur Palettierung der fertig produzierten Ware ist mit den großen Warenwirtschaftssystemen wirklich alles möglich. Spezielle Zusatzmodule, die explizit auf die Bedürfnisse des jeweiligen Industriebetriebs zugeschnitten sind, können bei den großen Warenwirtschaftssystemen direkt mitprogrammiert werden – aber das kostet.

Nicht außer acht darf auch die Größe des Unternehmens gelassen werden.

Wichtig ist auch die Größe des Unternehmens . (#02)

Generell sollten vor der Anschaffung bzw. Umstellung eines Warenwirtschaftssystems mehrere Punkte in Betrachtung gezogen werden:

– Größe des eigenen Unternehmens

Zunächst einmal ist es wichtig, wie groß das eigene Unternehmen überhaupt ist. Generell kann eine Dreigliederung vorgenommen werden. Kleine Unternehmen, die bis zu 20 Personen beschäftigen, brauchen eine andere IT-Lösung als mittlere Firmen, die etwa 20 bis 100 Personen beschäftigen. Große Betriebe, die über 100 Mitarbeiter verzeichnen können, haben noch einmal andere Anforderungen an die Warenwirtschaftssoftware als mittlere Unternehmen.

Allgemein kann gesagt werden, dass die Komplexität der Arbeitsabläufe mit zunehmender Zahl der Beschäftigten zunimmt. Aus diesem Grund sollten Warenwirtschaftssysteme größerer Firmen auch mehrere bzw. umfangreichere Funktionen haben. Die Größe des eigenen Unternehmens ist demnach schon einmal ein wichtiger Faktor, welcher bei der Anschaffung bzw. Umstellung des Warenwirtschaftssystems in Betracht gezogen werden sollte.

– Beteiligte am Prozess der Warenbewegung

Ebenfalls wichtig für die Wahl des passenden Warenwirtschaftssystems ist die Anzahl der Parteien, die am Prozess der Warenbewegung beteiligt sind. Handelt es sich bei der Warenbewegung lediglich um innerbetriebliche Prozesse oder sind auch externe Parteien beteiligt?

Dazu gehören neben Kunden ebenfalls externe Transportunternehmen, Lieferanten oder Produzenten –kurzum: All diejenigen, die auch nur im weitesten Sinne mit den Waren in Kontakt kommen, zählen zu den Beteiligten. Je mehr Parteien bzw. Unternehmen nun also mit der Bewegung der Ware in Verbindung stehen, desto umfangreicher muss das Warenwirtschaftsprogramm sein. Dieser Zusammenhang sollte also bei der Wahl der passenden Software nicht aus den Augen verloren werden.

– Anforderungen an die Warenwirtschaftssoftware

Selbstverständlich stellen auch die Anforderungen, die an das System gestellt werden, einen wichtigen Punkt bei der Umstellung bzw. Neuanschaffung eines Warenwirtschaftssystems dar. Die Anforderungen, welche das Warenwirtschaftssystem erbringen muss, hängen mit der Betriebsgröße und den am Prozess Beteiligten zusammen. Dennoch gibt es weitere signifikante Unterschiede zwischen verschiedenen Softwares, die für die Warenwirtschaft vorgesehen sind.

Während einige IT-Lösungen gleichzeitig ein breites Spektrum an möglichen Zusatzfunktionen bereitstellen, die auch für die strategische Planung und die Auslesung von Daten relevant sind, zeigen sich andere Softwares funktionsorientiert. Je nach Wahl können Warenwirtschaftssysteme dementsprechend auch Datenanalysen und die Grundinformationen für weitere Schritte des Controllings ausgeben. Andere Softwares halten nur das, was sie versprechen und eignen sich für die Steuerung von Warenbewegungen. Aus diesem Grund sollte vor der Anschaffung eines neuen Warenwirtschaftssystems ausführlich darüber nachgedacht werden, was die Software nun können soll.

Generell gilt: Die Umstellung oder Neuanschaffung einer Warenwirtschaftssoftware hängt nicht am Unternehmer alleine. Viele Informationen und umfangreiche Beratungsangebote stehen sowohl on- als auch offline zur Verfügung. Es empfiehlt sich außerdem, auch mit Geschäftspartnern Rücksprache zu halten, ob nicht integrierte Schnittstellen sinnvoll sein können, die die Zusammenarbeit erleichtern.


Bildnachweis:©Fotolia-Titelbild:3d-MasteR-#01: WavebreakMediaMicro-#02: FotolEdhar

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Klaus Müller-Stern

Klaus Müller-Stern (25) studiert aktuell Maschinenbau, beschäftigt sich daneben jedoch schon lange mit allen Aspekten rund um Selbstständigkeit und Unternehmensgründung. Eloquent und scharfsinnig bringt er Themen wie Social Media oder den Finanzsektor auf den Punkt. Darüber hinaus blickt der passionierte Laufsportler in seinen Beiträgen hinter die Kulissen erfolgreicher Startup-Firmen.

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