Die Planung einer Messe ist viel aufwendiger, als Sie vielleicht denken. Neben der Buchung des Veranstaltungsortes und der Organisation der Aussteller gibt es eine ganze Reihe von logistischen Aufgaben, die erledigt werden müssen. Vom Catering bis zum Transport, welcher immer innovativere Ansätze verfolgt, ist es keine Kleinigkeit, dafür zu sorgen, dass am Messetag alles reibungslos abläuft. Hier erhalten Sie einen Einblick, wie das alles zusammenkommt…
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Die rechtzeitige Planung ist das A und O
Beginnen Sie mit Ihrer Messeplanung rund zwölf Monate vor der Veranstaltung. Das Wichtigste zunächst ist die Definition der Ziele. Was wollen Sie erreichen und welche Prioritäten setzen Sie in der Ansprache Ihrer Kunden, potenzieller Neukunden und der Multiplikatoren?
Der richtige Veranstaltungsort
Die Planung einer Veranstaltung ist kein leichtes Unterfangen, aber der erste Schritt ist absolut unerlässlich – die Suche nach einem Veranstaltungsort für die Veranstaltung. Die Größe des Veranstaltungsortes sollte sorgfältig überlegt werden, wobei nicht nur die Anzahl der erwarteten Aussteller und Besucher zu berücksichtigen ist, sondern auch, welche Funktionen benötigt werden, wie z. B. eine Bühne für Präsentationen oder spezielle Räume für Aktivitäten.
Mit dem richtigen Rahmen kann eine erfolgreiche Veranstaltung Wirklichkeit werden. Beginnen Sie also noch heute mit der Suche nach verfügbaren Veranstaltungsorten und stellen Sie sicher, dass Sie einen finden, der perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Veranstaltungsort buchen
Den perfekten Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung zu finden, kann einer der stressigsten Teile der Organisation eines besonderen Anlasses sein. Sobald diese Aufgabe erfüllt ist, müssen Sie den von Ihnen gewählten Raum reservieren und sicherstellen, dass das Datum der Veranstaltung mit den Mitarbeitern des Veranstaltungsortes abgesprochen ist.
Dieser Schritt bestätigt den Beteiligten und den Gästen, dass alle Vorbereitungen getroffen wurden. So können Sie die nächsten Schritte, wie z.B. das Catering und andere logistische Aufgaben, ohne Angst vor Änderungen oder Überraschungen in letzter Minute planen. Dieser zusätzliche Schritt erleichtert nicht nur die Veranstaltungsplanung, sondern gibt auch denjenigen, die die Veranstaltung koordinieren, ein gutes Gefühl.
Eventzelte
Veranstaltungszelte sind für Messen unverzichtbar, da sie Ausstellern, Verkäufern und Besuchern gleichermaßen einen attraktiven und sicheren Raum bieten. Zelte können dazu dienen, Ausrüstung und Waren vor Sonneneinstrahlung oder schlechtem Wetter zu schützen. Außerdem bieten sie einen sicheren Bereich, in dem Verhandlungen und Ausstellungen stattfinden können.
Veranstaltungszelte ermöglichen nicht nur einen effizienten Handel, sondern sie sind auch ästhetisch ansprechend für potenzielle Kunden auf der Messe. Darüber hinaus sind Veranstaltungszelte im Vergleich zu anderen Alternativen, wie z.B. dem Aufbau einzelner Stände, relativ günstig.
Das macht sie zu einer idealen Wahl für Großveranstaltungen, bei denen Budgetbeschränkungen eine Rolle spielen können. Veranstaltungszelte bieten eine Vielseitigkeit und einen Komfort, der von anderen Formen von Ausstellungsstrukturen nicht übertroffen wird; sie können schnell abgebaut werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder leicht an einen anderen Ort gebracht werden. Letztendlich sind Veranstaltungszelte die ideale Wahl für Messen, denn sie bieten Kosteneffizienz, Sicherheit und Attraktivität in einem.
Jeder Weg sollte genutzt werden, um potenzielle Aussteller und Sponsoren zu erreichen, die dazu beitragen können, dass die Veranstaltung ein großer Erfolg wird. (Foto: Adobe Stock-Blue Planet Studio)_
Die Vermarktung
Der nächste Schritt bei der Planung einer Veranstaltung sollte die Ausarbeitung einer Marketingstrategie sein. Dies kann auf digitalem Wege geschehen, z.B. durch die Erstellung einer Website oder einer Landing Page für die Veranstaltung, oder durch traditionellere Methoden, wie die Gestaltung von Werbematerialien.
Jeder Weg sollte genutzt werden, um potenzielle Aussteller und Sponsoren zu erreichen, die dazu beitragen können, dass die Veranstaltung ein großer Erfolg wird. Mit diesen Instrumenten wird es viel einfacher sein, dafür zu sorgen, dass jeder von der bevorstehenden Veranstaltung weiß und daran teilnehmen kann.
Vorkehrungen für Dinge wie Catering, Sicherheit, Versicherung, Stromversorgung und Abfallentsorgung
Wenn das große Ereignis immer näher rückt, ist es an der Zeit, sich um alle Details zu kümmern. Viele Dinge müssen berücksichtigt werden, z.B. die Verpflegung und die Sicherheit der Teilnehmer, der Abschluss einer angemessenen Versicherung, die Verfügbarkeit von ausreichend Strom und eine gute Lösung für die Abfallentsorgung.
Es ist zwar wichtig, diese Punkte in Bezug auf Logistik und Sicherheit abzuhaken, aber es müssen wahrscheinlich auch andere Überlegungen angestellt werden, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu garantieren, die aus den richtigen Gründen in Erinnerung bleiben wird.
Check aller wesentlichen Punkte am Tag der Veranstaltung
Am Tag der Veranstaltung ist Vorbereitung das A und O. Vergewissern Sie sich, dass alle Geräte und Dekorationen gemäß Ihren Plänen aufgebaut wurden, damit es keine Überraschungen in letzter Minute gibt. Alle Mitarbeiter sollten wissen, was von ihnen erwartet wird – weisen Sie ihnen Rollen und Verantwortlichkeiten zu, die leicht zu merken sind, und machen Sie sich über die Systemprotokolle klar, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.
Drucken Sie Erinnerungsblätter aus oder hängen Sie Schilder auf, die Ihnen als freundliche Erinnerung dienen! Jeder sollte sich darüber im Klaren sein, dass er zum Erfolg der Veranstaltung beiträgt, ganz gleich, wie klein seine Rolle ist – jeder Beitrag zählt!
Wichtige Nachbesprechung des Events
Nach der Durchführung einer Veranstaltung ist es wichtig, sich eine Auszeit zu nehmen und über Ihre harte Arbeit nachzudenken. Eine Nachbesprechung mit Ihrem Team, in der Sie besprechen, was gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal verbessert werden kann, stellt sicher, dass Sie alle auf der gleichen Seite stehen und auf zukünftige Veranstaltungen vorbereitet sind.
Das hilft Ihnen nicht nur dabei, die Veranstaltung effizienter zu gestalten, sondern gibt allen Beteiligten auch das Gefühl, wertgeschätzt zu werden, da sie die Möglichkeit haben, ihre Ideen zur Verbesserung der Veranstaltung einzubringen. Die Nachbesprechung ist ein wichtiger Schritt nach jeder Veranstaltung und sollte nicht vernachlässigt werden!
In Deutschland gibt es zahlreiche Messen, die eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen anbieten. (Foto: Adobe Stock-walterericsy)
Welche Messen gibt es überhaupt in Deutschland?
In Deutschland gibt es zahlreiche Messen, die eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen anbieten. Einige der beliebtesten sind:
- IFA Berlin – Die IFA Berlin, die jedes Jahr Anfang September stattfindet, ist eine der größten Messen für Unterhaltungselektronik in Europa, auf der die neuesten Technologietrends aus der ganzen Welt vorgestellt werden.
- Frankfurter Automobilausstellung – Auf der Frankfurter Automobilausstellung, die jedes Jahr im September/Oktober stattfindet, werden einige der besten Automarken der Welt und ihre neuesten Modelle auf einer globalen Bühne präsentiert.
- Gamescom – Diese einwöchige Veranstaltung ist die größte Spielemesse in Europa, auf der namhafte Spieleentwickler jedes Jahr im August in Köln ihre kommenden Titel vorstellen.
- Electronica – Die Electronica findet alle zwei Jahre in München statt und ist die weltweit führende Veranstaltung für elektronische Komponenten und Systeme.
- ISM Köln – Diese Messe im Januar bietet eine breite Palette von Produkten der Lebensmittelhersteller, darunter Süßwaren und Gewürze sowie gesunde Lebensmittel und Getränke.
- Berlin Fashion Week – Jedes Jahr im Juli und Januar präsentieren einige der renommiertesten Designer der Welt ihre neuesten Kollektionen während der Berlin Fashion Week.
- Interboot Hamburg – Die Interboot ist eine internationale Bootsmesse, die jedes Jahr im September/Oktober in Hamburg stattfindet und auf der alle Arten von Booten vorgestellt werden, von Luxusyachten bis hin zu Segelbooten und Kajaks.
Dies sind nur einige der vielen Messen in Deutschland, die Ihnen die Gelegenheit, die neuesten Produkte und Dienstleistungen aus aller Welt zu entdecken. Weitere Informationen über kommende Messen in Deutschland finden Sie auf der offiziellen Website der jeweiligen Veranstaltung oder bei den örtlichen Tourismusbüros.
Eine erfolgreiche Messe zu organisieren und zu leiten ist keine leichte Aufgabe, aber mit sorgfältiger Planung und Ausführung ist es machbar. Wenn Sie sich überfordert fühlen, denken Sie daran, dass es professionelle Eventmanagement-Unternehmen gibt, die sich für Sie um alle Details kümmern können. Ganz gleich, ob Sie sich für einen Alleingang entscheiden oder Hilfe in Anspruch nehmen, das Wichtigste ist, dass Sie einfach weitermachen, bis alles für die Messe bereit ist.
