Auch Startups brauchen Stempel

Stempel gehören noch immer zum wichtigen Büromaterial, auch bei jungen Unternehmen. Für Startups können die diversen Firmenstempel eine echte Arbeitserleichterung sein.

Sind Stempel noch zeitgemäß?

Für viele Unternehmer sind Stempel eher altmodisch, denn die Korrespondenz wird in allen Branchen verstärkt über das Internet erledigt. Trotzdem lohnt es sich, bei einigen Tätigkeiten Stempel zu verwenden. Für die digitalen Dokumente, die inzwischen ohne eigenhändige Unterschrift Gültigkeit haben, braucht man solche Stempel natürlich nicht. Doch andere Unterlagen werden erst durch den abschließenden Stempelaufdruck rechtskräftig.

Auch beim Durchführen von sich wiederholenden Arbeiten helfen die eigenen Firmenstempel. Anders als früher passen diese Stempel genau zum Corporate Identity Auftritt der Unternehmen. Das Design der Firmenstempel zeigt die Anpassung an die moderne Technik und sorgt für eine bessere Wiedererkennung. Gerade für Startups ist dies ein relevanter Faktor, denn sie sollten sich nach Möglichkeit klar von der Konkurrenz abheben.

Professionelle Stempel von Stempelfactory bieten die Möglichkeit, die Adresse und Kontaktdaten zusammenzufassen und mit einem Aufdruck auf Briefe, Flyer und andere Dokumente zu bringen. Teilweise handelt es sich auch um Datumsstempel oder um Modelle, die bestimmte Arbeitsschritte markieren.

Firmenstempel mit Kontaktdaten

Auf einem Firmenstempel sollten sich alle wichtigen Kontaktinformationen befinden. Neben der Adresse findet man hier die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und die URL der Unternehmenshomepage. Weitere Kontaktdetails aus den sozialen Netzwerken gehören jedoch nicht auf den Stempel. Dadurch erhöhen sich zwar die Möglichkeiten der Kontaktaufnahme, doch ein solcher Firmenstempel wäre sehr groß und die Betrachter würden den Überblick verlieren. Besser ist es daher, sich bei der Angabe der Kontaktdaten auf einige wenige Informationen zu beschränken.

Der Stempel kommt heutzutage kaum noch als Kennzeichnung der Korrespondenz zum Einsatz. Üblicherweise wird der Briefkopf der Unternehmen auf Blankopapier aufgedruckt: Das ist effektiv und praktisch. Wenn jedoch häufiger Pakete verschickt werden, kann es sinnvoll sein, diese mit einem Firmenstempel zu versehen. Auf diesem sehen die Empfänger gleich die Kerninformationen des Absenders.

Ein solcher Firmenstempel dient dazu, die Post richtig zu sortieren, und hat zugleich einen Marketing-Aspekt. Durch den unverkennbaren Stempel macht das Unternehmen auf sich aufmerksam, und zwar nicht nur beim Empfänger, sondern auch bei den Nachbarn oder bei anderen Personen. So erhöht der Stempel die Präsenz des Startups.

Die Größe des Firmenstempels

Die Adresse sowie die weiteren Angaben auf dem Stempel erfordern einen gewissen Platz. Damit der Stempelaufdruck gut lesbar ist, sollte die Schrift nicht zu klein sein. Hier ist es wichtig, den geeigneten Umfang zu wählen. Bei einer extrem kleinen Schrift kann eine nicht ausreichende Druckauflösung die Lesbarkeit beeinflussen, während zu große Schrift den Stempelumfang selbst aufbauscht. Im Allgemeinen sind die Größen bei Firmenstempeln begrenzt, was bedeutet, dass auch der Inhalt gewissen Einschränkungen unterliegt. Zudem sollte die Schrift nicht zu eng gesetzt sein, denn ein dichtes Schriftbild macht es schwierig, alles zu entziffern.

Die Empfehlungen bei der Planung eines eigenen Stempels gehen dahin, das Wesentliche aufzuführen und ergänzende Infos wegzulassen. Wer mehr Text und Daten auf dem Stempel unterbringen will, braucht entsprechend mehr Platz auf der Stempelplatte.

Gibt es Vorschriften für Firmenstempel?

Firmengründer brauchen nicht unbedingt einen Firmenstempel. Trotzdem schaffen sie diese praktischen Utensilien schon bei der Existenzgründung an. Unter anderem kommen die Stempel bei der Bearbeitung der Post zum Einsatz, beim Umgang mit Urkunden und rechtlichen Dokumenten sowie in der Buchhaltung. Eine Pflicht zur Nutzung von solchen Stempeln existiert dabei nicht, darum liegen auch keine festen Vorschriften für die Gestaltung vor.

Allerdings gibt es grundlegende Hinweise dazu, welche Informationen der Firmenstempel beinhalten sollte. Üblicherweise sind das die Unternehmensangaben, doch hinsichtlich des Designs und der Angaben selbst haben die Unternehmer freie Hand. Dabei sollten die Verantwortlichen berücksichtigen, dass der Firmenstempel eine Art Visitenkarte ist und als Aushängeschild angesehen wird. Die Partner und Kunden erkennen im besten Fall sofort, welches Unternehmen dahinter steht. Professionalität und ein einzigartiger Auftritt sind in diesem Zusammenhang wichtige Punkte.

Stempel für Rücksendungen und andere Zwecke

Teilweise werden die Stempel mit der eigenen Adresse für die Umschläge und Pakete verwendet, die von den Empfängern zurückgeschickt werden sollen. Damit solche Rückantworten sicher eintreffen, sollte der Firmenstempel alle wichtigen Angaben beinhalten.

Die folgenden Informationen gehören auf den Unternehmensstempel:

• Firmenname
• ggf. Abteilung
• Adresse mit Straße, Hausnummer, PLZ und Stadt
• bei Auslandskorrespondenz Empfängerland

Bei anderen Einsatzbereichen lässt sich der Firmenstempel nach Belieben gestalten. Wenn er für die offizielle Post oder für Belege verwendet wird, sollte neben den Kontaktdaten auch das Corporate Identity Design stimmen. Bei den modernen, mehrfarbigen Stempeln ist der Aufdruck des Logos kein Problem. Auch für die interne Korrespondenz gibt es die geeigneten Stempel, wobei man hier auf die komplette Adressangabe verzichten kann.

Stempel für Urkunden und weitere Rechtsdokumente

Wenn wichtige Unterlagen beurkundet werden sollen, gelten bestimmte Anforderungen an die Schriftform. Diese besagen, dass die Unterschrift des Unternehmers durch einen Firmenstempel ergänzt werden muss. Vom Bundesgerichtshof wurde festgesetzt, dass die Einhaltung des Schriftformerfordernisses vorliegt, wenn neben der Unterschrift des Verantwortlichen auch der Firmenstempel zu sehen ist, unabhängig davon, ob die anderen Betroffenen unterzeichnet haben oder nicht (Urteil vom 23. Januar 2013, XII ZR 35/11).

Durch das Hinzufügen eines solchen Stempels wird bestätigt, dass der Unterzeichnende über die nötige Unterschriftsberechtigung verfügt. Details zu dieser Erklärung sind in § 550 BGB nachzulesen. Laut § 126 BGB gilt die Schriftform als erfüllt, wenn eine handschriftliche Unterschrift der Urkunde vorliegt oder wenn eine Beglaubigung des Notars vorhanden ist.

Beglaubigungen von Dokumenten

Häufig werden Schriftstücke wie Zertifikate und Zeugnisse durch Stempel beglaubigt. Diese Stempel werden von Schulen sowie von Behörden verwendet, um die Teilnahme eines Kurses oder eine erfolgreich absolvierte Prüfung zu bestätigen. Hier kennzeichnet der Stempel, dass das Prüfungsdokument oder die Bescheinigung authentisch ist.

Startups kommen vorwiegend bei Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen mit diesen Beglaubigungsstempeln in Kontakt. Wenn die Firmengründer Werbung für sich machen wollen, hängen sie ihre abgestempelten Zertifikate gerne in den Eingangsbereich. Hier gilt der Stempel als eine Referenz, die bei der Kundschaft und den Geschäftspartnern gut ankommt.

Bei der Existenzgründung kann es nötig sein, selbst Beglaubigungen zu beantragen. Dabei erhält man die Unterstützung der betroffenen Einrichtungen. Teilweise handelt es sich um amtsgerichtliche Dienstsiegel oder um notarielle Bestätigungen, doch auch Gutachterstempel sind gang und gäbe. Diese Spezialstempel und Siegel werden ausschließlich von qualifizierten Fachexperten hergestellt, die sich exakt an den Vorschriften orientieren. Bevor ein solcher Stempel ausgehändigt wird, erfolgt die Kontrolle durch den Auftraggeber. Durch diese Vorgehensweise sinkt das Risiko, dass die offiziellen Stempel gefälscht werden.

Gebucht – Erledigt – Vertraulich

Zusätzlich zu den offiziellen Firmenstempeln und zu den Beglaubigungsstempeln gibt es noch zahlreiche andere Stempel, die von Startups genutzt werden können. Ein Datumsstempel kann hilfreich sein, wenn täglich viel Post eintrifft, die nach und nach abgearbeitet wird. So werden keine Fristen versäumt und man ist immer auf dem laufenden Stand.

Andere Bürostempel helfen ebenfalls dabei, die Übersicht zu behalten. Welche Vorgänge aus der Buchhaltung wurden bereits bearbeitet und welche Posten sind noch offen? Ein kurzes Abstempeln sorgt dafür, dass nichts doppelt erledigt wird.

Typische Stempel sind:

• Datumsstempel für Posteingang, Zahlungstermin
• einzelne Bürostempel (bezahlt, gebucht, erledigt, abgelehnt)
• verstellbare Wortbandstempel, auch mit Datum
• Lagerstempel (Datenschutz, Archiv)
• Branchenstempel mit Symbol

Mithilfe dieser Stempel fällt es leichter, die Akten zu sortieren und die tägliche Arbeit zu strukturieren. Zumeist kommen die Bürostempel nur intern zum Einsatz, doch teilweise eignen sie sich auch für die Kennzeichnung der Post. Bei Rechnungen kann der rote Stempel die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken und außerdem anzeigen, dass es sich um ein Original handelt und nicht um eine Kopie.

Startups und ihr Bedarf an Stempeln

Der wichtigste Stempel für ein Startup ist der eigene, unverwechselbare Firmenstempel. Dieser verziert die ausgehende Post und wird auch beim Ausfüllen von Formularen verwendet. Wenn die Buchhaltung direkt im jungen Unternehmen erfolgt, kommen Bürostempel mit speziellen Informationen für die monatlichen Belege zum Einsatz: Gebucht, bezahlt und weitere Kennzeichnungen sorgen für die nötige Ordnung und vermeiden Fehler in der Betriebsbuchhaltung. Das ist auch dann von Vorteil, wenn man einen externen Steuerberater mit der Steuererklärung und dem Jahresabschluss beauftragt.

Meistens stellt man erst im Laufe der Zeit fest, welche Stempel nötig sind. Wenn die Korrespondenz vorwiegend digital stattfindet, ist der Adressstempel nicht so wichtig, doch in einigen Branchen läuft noch relativ viel über die Post, sodass der Firmenstempel ein nützliches Tool ist. Der selbstbewusste Firmenauftritt eines Startups lässt sich durch die geschickte Auswahl eines Stempels perfekt abrunden.

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