Ein Firmenumzug ist immer dann sinnvoll, wenn sich für das Unternehmen die inneren oder äußeren Gegebenheiten ändern. Dies ist z. B. der Fall, wenn ein Betriebsinhaber sein Start-up erweitern möchte und die aktuelle Bürofläche mit den neuen Anforderungen nicht standhalten kann.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Gründe für Firmenumzüge: Effizienzsteigerung und professionelle Unterstützung
Der Umzug einer Firma kommt aber auch in Betracht, wenn die Nachhaltigkeitskriterien nicht mehr erfüllt werden können oder die Betriebskosten am alten Standort sich als ein zu großer Kostenfaktor in der Bilanz darstellen. Unabhängig davon, aus welchem Anlass eine Firma umzieht, steht ein professionelles Umzugsunternehmen mit Rat und Tat zur Seite. Der Auftraggeber erhält nicht nur am Umzugstag Hilfe. Er wird auch bei der Organisation und wichtigen Behördengängen fachkundig unterstützt.
Was darf bei einem Firmenumzug nicht vergessen werden?
Einige wichtige Punkte dürfen bei keinem Firmenumzug vergessen werden.
Wer ein Umzugsunternehmen mit Erfahrung beauftragt, erfährt z. B., dass die folgenden Stellen informiert werden müssen:
- Handelsregister
- Gewerbeamt
- Finanzamt
- Versicherungen
- Industrie- und Handelskammer
- Berufsgenossenschaft
- Krankenkassen der Arbeitnehmer
Nach einem Firmenumzug gibt das Unternehmen seine Steuererklärung häufig bei einem anderen Finanzamt ab.
Ein professionelles Umzugsunternehmen weiß, welche wichtigen Stellen und Behörden außerdem informiert werden müssen.
Warum sollte ein professionelles Umzugsunternehmen beauftragt werden?
Bei einem Firmenumzug fallen viele verschiedene Aufgaben an. Diese beziehen sich nicht nur auf die Demontage und die Montage der Büromöbel. Auch das Verpacken und Archivieren wichtiger Unterlagen ist eine Angelegenheit, die bei keinem Firmenumzug unterschätzt werden sollte. Im Detail wird ein Auftraggeber in den folgenden Phasen seines Firmenumzugs unterstützt:
- Planen des Umzugs
- Verpacken kleinerer Gegenstände
- Demontage und Montage der Büromöbel
- Transport zum neuen Standort
- Abladen und Auspacken
Bei einem Firmenumzug fallen viele verschiedene Aufgaben an. (Foto: AdobeStock – 641745516 tong2530)
Planen des Umzugs
Ein Firmenumzug muss akribisch geplant werden. Wer hierfür mit einem professionellen Unternehmen für Umzüge zusammenarbeitet, profitiert davon, dass er eine detaillierte Checkliste an die Hand bekommt. Hieraus ergeben sich alle Aufgaben, die vor dem Firmenumzug und am Umzugstag zu erledigen sind.
Mit dieser Checkliste werden z. B. die folgenden Punkte beantwortet:
- Was muss mit dem alten Vermieter geregelt werden?
- Wie erstellt man ein vollständiges Inventar?
- Welche Dokumente werden für den Firmenumzug benötigt?
- Wie können kleinere Büromaterialien optimal verpackt werden?
Verpacken kleinerer Gegenstände
Kleinere Bürogegenstände, wie z. B. Lineale, Kugelschreiber, Briefpapiere und sonstige Materialien werden vor dem Umzug ordentlich verpackt.
Hierbei lässt sich der Auftraggeber von einem professionellen Umzugsunternehmen unterstützen.
Die Hilfestellung erfolgt z. B. durch das Überlassen von hochwertigen Verpackungsmaterialien und robusten Umzugskartons.
Die Mitarbeiter des Umzugsunternehmens geben ihre Erfahrung auch gerne weiter, wenn es um das sachgemäße Verpacken bestimmter Gegenstände geht.
Selbstverständlich besteht außerdem die Möglichkeit, etwas mehr Geld auszugeben und auch das Packen selbst an einen Umzugsdienstleister auszulagern.
Abladen und Auspacken
Die Mitarbeiter des Umzugsunternehmens sind auch beim Entpacken und der Montage der Büromöbel an dem neuen Standort behilflich.
Überdies bringen sie sich mit ihrer Erfahrung ein, wenn es darum geht, die Möbel an den geeignetsten Plätzen in den neuen Räumlichkeiten zu platzieren.
Transport zum neuen Standort
Der Transport zu dem neuen Standort erfolgt problemlos, wenn hierfür ein professionelles Umzugsunternehmen beauftragt wird. Die Mitarbeiter sind darin geschult, sorgsam mit den Möbeln und den Kartons umzugehen. Eine zügige Abwicklung des Transports ist für einen erfahrenen Umzugsunternehmer selbstverständlich.
Der Transport zu dem neuen Standort erfolgt problemlos, wenn hierfür ein professionelles Umzugsunternehmen beauftragt wird. (Foto: AdobeStock – 458017348 New Africa)
Demontage der Büromöbel
Bei der Demontage gehen die Mitarbeiter des Umzugsunternehmens professionell vor. Ein Auftraggeber kann davon ausgehen, dass der Umzugsunternehmer hierfür ausschließlich Personal beschäftigt, das mit dieser Aufgabe vertraut ist.
Rechtliche Aspekte eines Firmenumzugs
Jeder Umzug einer Firma wirkt in die beiden folgenden rechtlichen Bereiche ein:
- arbeitsrechtliche Faktoren
- haftungsrechtliche Punkte
Arbeitsrechtliche Faktoren
Bestimmt ein Betriebsinhaber oder das Management eines Konzerns, dass die Firma an einem anderen Standort effektiver wirtschaften kann, stellt sich für die Mitarbeiter die Frage, ob sie diese Entscheidung mittragen müssen.
Diese Frage ist zu bejahen, da die Mitarbeiter nach dem Firmenumzug eine Wegstrecke von fünf zusätzlichen Kilometern einkalkulieren müssen.
In diesem Fall ist der Umzug des Unternehmens durch das Direktionsrecht des Arbeitgebers gedeckt.
Anders sieht es jedoch aus, wenn zwischen dem alten Firmensitz und dem neuen Standort eine Entfernung von mehr als fünf Kilometern liegt.
In diesem Fall hat die Unternehmensführung keine rechtliche Handhabe darüber, ob die Mitarbeiter dem Unternehmen erhalten bleiben.
Gegebenenfalls können diese mit einer Gehaltserhöhung oder anderen Benefits an das Unternehmen gebunden werden.
Haftungsrechtliche Punkte
Es kommt nicht selten vor, dass bei einem Firmenumzug etwas zu Bruch geht oder ein anderer Schaden entsteht. Die Haftung wird demjenigen auferlegt, der den Schaden verursacht hat. Ein professionelles Umzugsunternehmen hat für diese Fälle eine Transportversicherung abgeschlossen. 2
Die Transportversicherung wird dann aktiv, wenn der Umzugsunternehmer oder einer seiner Mitarbeiter an dem Entstehen eines Schadens beteiligt ist. Wichtig ist, dass dieser Schaden durch die Transportversicherung abgedeckt ist. Gegebenenfalls lohnt es sich, diese Frage vorab mit dem Umzugsunternehmen zu klären.
Ein Schaden, den der Auftraggeber eines Firmenumzugs selbst zu vertreten hat, wird von der Transportversicherung des Umzugsunternehmers nicht übernommen.
Bei einem Firmenumzug können kleinere Unachtsamkeiten nicht ausgeschlossen werden. Kommt es zu einem größeren Schaden, übernimmt der Auftragnehmer eines Firmenumzugs die Haftung. Für diesen Fall schließt das Umzugsunternehmen eine Transportversicherung ab.
Welche Rolle spielt ein Firmenumzug für die eigene Buchhaltung?
Faktisch steht ein Firmenumzug mit der eigenen Buchhaltung in keinem Zusammenhang. Nach der Fertigstellung werden die Bilanz und die dazugehörigen Steuererklärungen an das zuständige Finanzamt übermittelt. Dies ist möglich, sobald die Behörde die neue Steuernummer zugewiesen hat. Der Prozess wird in Gang gesetzt, sobald der Firmenumzug an dem neuen Standort bekannt ist.
Wichtiger ist die Tatsache, dass die Kosten des Firmenumzugs einen Aufwand darstellen, den das Finanzamt in vollem Umfang als abzugsfähige Betriebsausgabe anerkennt. Eine Definition der Betriebsausgaben findet sich im § 4 Absatz 4 EStG (Einkommensteuergesetz). Hiernach können alle Ausgaben als gewinnmindernde Kosten abgesetzt werden, die betrieblich veranlasst sind. Diese Voraussetzung kann bei dem Umzug einer Firma an einen neuen Standort als erfüllt angesehen werden. Der Auftraggeber sollte aber darauf achten, dass er alle Belege und Rechnungen aufbewahrt. Sofern eine Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt, kann das umziehende Unternehmen sich die ausgewiesene Umsatzsteuer von dem Finanzamt erstatten lassen.
Der Ablauf eines gelungenen Firmenumzugs
Der Ablauf eines gelungenen Firmenumzugs vollzieht sich in drei Phasen. Hierbei spielt der Zeitfaktor eine entscheidende Rolle:
Etwa sechs Monate vor dem Umzug
Die ersten Aktionen beginnen circa ein halbes Jahr vor dem eigentlichen Umzugstag. Sofern der Firmenumzug beschlossene Sache ist, wird die Kündigungsfrist in dem Mietvertrag geprüft.
Damit man die Miete nicht doppelt zahlt, sollte der Vermieter die Kündigung rechtzeitig erhalten.
Die Kündigung sollte in jedem Fall schriftlich erfolgen. Um rechtlichen Streitigkeiten vorzubeugen, empfiehlt es sich, von dem Vermieter eine Bestätigung über den Zugang der Kündigung einzuholen.
Darüber hinaus sollten zu diesem Zeitpunkt auch die folgenden Punkte in Angriff genommen werden:
- Die Mitarbeiter werden informiert und in die Planung des Umzugs eingebunden.
- Der Betriebsinhaber oder die Geschäftsführung prüft verschiedene Angebote von Umzugsunternehmen. Hierbei ist nicht allein der Preis entscheidend. Wichtig ist z. B. auch, ob der Auftragnehmer eine Transportversicherung abgeschlossen hat.
- Hat man sich umfänglich informiert, wird der erste Kontakt zu dem Umzugsunternehmen hergestellt. Bei dem Gespräch können schon die ersten Details des Auftrags vereinbart werden.
Etwa drei Monate vor dem Umzug
Spätestens drei Monate vor dem Umzug der Firma sollten auch die Kunden und die Geschäftspartner über den bevorstehenden Standortwechsel informiert werden.
Dies wird natürlich nur relevant, soweit die postalische Adresse des Unternehmens für diesen Personenkreis interessant ist.
Zu diesem Zeitpunkt sollten auch die Stellen informiert werden, die dringend Bescheid wissen müssen. Dies sind z. B. das Finanzamt, das Gewerbeamt und die Hausbank des Unternehmens.
Am Umzugstag
An dem Umzugstag unterstützt das Umzugsunternehmen seinen Auftraggeber mit einer effektiven Transportlösung, die leistungsgerecht vergütet wird.
Damit der Umzug an diesem Tag reibungslos abläuft, sollte sichergestellt werden, dass sowohl vor der alten Adresse als auch an dem neuen Standort ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden sind.
Außerdem ist es sinnvoll, das Umzugsgut an dem Bestimmungsort auf Vollständigkeit zu prüfen. Eventuelle Beanstandungen sollten umgehend mit dem Umzugsunternehmen geklärt werden.
Die Zeit nach dem Firmenumzug
Dies bedeutet, dass folgende Dinge geändert werden müssen:
- Auf den Briefköpfen wird die neue Adresse vermerkt.
- Die E-Mail-Signaturen werden mit der neuen Anschrift versehen.
- Die Kunden erhalten die neue Telefonnummer des Unternehmens.
- Die Visitenkarten werden ebenfalls aktualisiert.
- Die Website wird auf den aktuellen Stand gebracht.
Nach dem Tag des Umzugs ist die Arbeit noch nicht vollständig abgeschlossen. (Foto: AdobeStock – 540376004 mtrlin)
