Personalbedarfsplanung: Der ganze Prozess in 8 Schritten

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Damit ein Logistikbetrieb erfolgreich arbeiten kann, benötigt er Personal. Dieses muss nicht nur in der erforderlichen Menge zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass es auch über die notwendigen Qualifikationen verfügt. Um diese Anforderungen zu erfüllen, ist eine sorgfältige Personalbedarfsplanung von enormer Bedeutung.

Logistik: Eine Branche mit hohem Wachstum

Die Logistik spielt für die moderne Produktionsweise eine immer wichtigere Rolle. Die Wege, die die einzelnen Materialien dabei zurücklegen, werden immer länger. Es ist beispielsweise möglich, dass die Rohstoffe eines Produkts aus Südamerika stammen und eine Fabrik in China die Einzelteile herstellt. Ein Unternehmen aus Deutschland übernimmt die Endfertigung und verkauft die Produkte schließlich in die USA.

Eine derartige Supply-Chain stellt keine Seltenheit mehr dar. Damit diese Produktionsweise reibungslos funktioniert, ist ein günstiger und zuverlässiger Transport sehr wichtig. Dafür sorgt die Logistikbranche. Das führt dazu, dass die Unternehmen aus diesem Bereich bereits seit vielen Jahren ein enormes Wachstum erzielen können.

Das zeigt die folgende Tabelle:

Umsätze in der Logistikbranche in Deutschland (in Mrd. Euro)
2010 210
2011 223
2012 228
2013 230
2014 235
2015 253
2016 258
2017 263

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In Deutschland besteht im Moment ein akuter Fachkräftemangel. Das führt dazu, dass es den Betrieben schwerfällt, offene Stellen mit qualifizierten Arbeitskräften zu besetzen.

In Deutschland besteht im Moment ein akuter Fachkräftemangel. Das führt dazu, dass es den Betrieben schwerfällt, offene Stellen mit qualifizierten Arbeitskräften zu besetzen. (#01)

Fachkräftemangel: Auch in der Logistikbranche bemerkbar

Wenn in einer Branche ein starkes Wachstum zu verzeichnen ist, dann hat das zur Folge, dass in diesem Bereich immer mehr Arbeitskräfte notwendig sind. Das trifft auch auf die Logistikbranche zu. Die immer stärkere Nachfrage nach diesen Dienstleistungen führt dazu, dass zunehmend qualifizierte Arbeitskräfte notwendig sind. Das stellt jedoch ein immer größeres Problem für die Logistikunternehmen dar.

In Deutschland besteht im Moment ein akuter Fachkräftemangel. Das führt dazu, dass es den Betrieben schwerfällt, offene Stellen mit qualifizierten Arbeitskräften zu besetzen. Wenn jedoch nicht genügend Arbeitskräfte zur Verfügung stehen, dann hemmt das das Wachstum erheblich. Die Betriebe müssen in diesem Fall Aufträge ablehnen, da ihre Kapazität ausgelastet ist. Aufgrund des Fehlens an Arbeitskräften lassen sich diese nicht ausweiten.

Das hat nicht nur für die Logistikbetriebe schwere Folgen. Auch die Unternehmen, die ihre Güter nicht zum gewünschten Zeitpunkt transportieren können, machen dadurch Verluste. Die folgende Umfrage aus dem Jahr 2017 zeigt, dass der Fachkräftemangel in der Logistikbranche ein schwerwiegendes Problem darstellt.

Umfrage: Wie stark ist der Fachkräftemangel in der Logistik bemerkbar?
Gar nicht bemerkbar 2 %
Kaum bemerkbar 8 %
Bemerkbar 47 %
Stark bemerkbar 43 %

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Gerade vor diesem Hintergrund ist eine vorausschauende Personalbedarfsplanung von großer Bedeutung. Wenn man den Personalbedarf langfristig plant, dann trägt das zu einer deutlichen Entspannung der Situation bei.

Gerade vor diesem Hintergrund ist eine vorausschauende Personalbedarfsplanung von großer Bedeutung. Wenn man den Personalbedarf langfristig plant, dann trägt das zu einer deutlichen Entspannung der Situation bei.(#02)

Personalbedarfsplanung: Wichtig für eine produktive Arbeitsweise

Gerade vor diesem Hintergrund ist eine vorausschauende Personalbedarfsplanung von großer Bedeutung. Wenn man den Personalbedarf langfristig plant, dann trägt das zu einer deutlichen Entspannung der Situation bei. Durch ein sinnvolles Schätzverfahren lässt sich der zukünftige Bedarf bereits frühzeitig berechnen. Das schafft einen zeitlichen Spielraum, um nach geeigneten Bewerbern zu suchen oder um durch Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen für eine ausreichende Qualifikation der bisherigen Mitarbeiter zu sorgen.

Durch eine sorgfältige Personalplanung kann man daher auf Engpässe reagieren, noch bevor sich diese negativ bemerkbar machen. Wenn man hingegen erst nach neuen Mitarbeitern sucht, wenn ein akuter Mangel besteht, hemmt das das Wachstum des Unternehmens deutlich.

Der erste Schritt besteht immer darin, die Altersstruktur der Mitarbeiter zu analysieren. Daraus wird bereits ersichtlich, wie viele Fachkräfte in den nächsten Jahren das Unternehmen altersbedingt verlassen werden.

Der erste Schritt besteht immer darin, die Altersstruktur der Mitarbeiter zu analysieren. Daraus wird bereits ersichtlich, wie viele Fachkräfte in den nächsten Jahren das Unternehmen altersbedingt verlassen werden.(#03)

Acht Schritte für eine erfolgreiche Personalbedarfsplanung

Aus den genannten Gründen ist es für jedes Unternehmen aus der Logistikbranche sehr wichtig, den Personalbedarf frühzeitig zu ermitteln und daraufhin entsprechenden Maßnahmen in die Wege zu leiten. Dabei reicht es jedoch nicht aus, sich kurz zu überlegen, in welchen Bereichen eventuell neue Mitarbeiter notwendig sind. Bei der Personalbedarfsplanung ist ein strukturiertes Vorgehen von großer Bedeutung. Nur so ist es möglich, durch ein durchdachtes Personalmanagement Engpässe zu vermeiden.

  • Analyse der Altersstruktur im Unternehmen
    Der erste Schritt besteht immer darin, die Altersstruktur der Mitarbeiter zu analysieren. Daraus wird bereits ersichtlich, wie viele Fachkräfte in den nächsten Jahren das Unternehmen altersbedingt verlassen werden. Wenn hierbei zutage tritt, dass viele Angestellte bereits kurz vor dem Renteneintrittsalter stehen, dann ist eine sorgfältige Personalbedarfsplanung besonders wichtig. Darüber hinaus lässt sich dabei auch ermitteln, wie stark die verschiedenen Altersgruppen repräsentiert sind. Es ist immer sinnvoll, hierbei auf eine möglichst ausgewogene Verteilung zu achten. Das verhindert, dass auf einen Schlag ein großer Teil der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Das würde es besonders schwierig gestalten, innerhalb eines kurzen Zeitraums für die erforderlichen Nachfolger zu sorgen. Daher sollte dieser Aspekt bei Neueinstellungen immer Berücksichtigung finden.
  • Festlegung des Planungshorizonts
    Bei der Personalplanung ist es wichtig, zunächst den Planungshorizont festzulegen. Eine kurzfristige Planung umfasst in der Regel den Zeitraum von einem Jahr. Unter einer mittelfristigen Planung versteht man die Personalbedarfsplanung über einen Zeitraum von etwa drei Jahren. Alles, was darüber hinausgeht, wird als langfristig bezeichnet. Eine kurzfristige Planung bietet den Vorteil, dass sie deutlich präziser sein kann, da hierbei vergleichsweise wenige unbekannte Einflüsse auftreten. Eine langfristige Planung gibt jedoch die Möglichkeit, größere Umstrukturierungen frühzeitig anzugehen.

Video: Personalbedarfsplanung

Aufgabenfelder anhand der Unternehmensstrategie ermitteln
Die Unternehmensziele spielen für das Personalmanagement eine sehr wichtige Rolle. Nur wenn Sie wissen, welche Dienstleistungen Sie in den nächsten Jahren anbieten möchten, können sie auch das hierfür benötigte Personal ermitteln. Daher ist es als Personalplaner sehr wichtig, sich zunächst mit der Geschäftsleitung über die Ziele für die kommenden Jahre zu unterhalten. Anhand dieser Informationen können Sie die zukünftigen Aufgabenfelder und die hierfür benötigten Mitarbeiter herausarbeiten.

  • Erforderliche Qualifikationen für die Aufgaben ermitteln
    Im Rahmen der Personalbedarfsplanung ist es nicht nur notwendig, zu ermitteln, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen. Darüber hinaus ist es sehr wichtig, zu erfassen, welche Qualifikationen für die entsprechenden Tätigkeiten erforderlich sind. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter für das Warenlager notwendig ist, dann sollte dieser über einen Gabelstaplerführerschein verfügen. Um Ihre IT-Infrastruktur zu warten, ist hingegen ein Angestellter mit sehr guten Programmierkenntnissen erforderlich. Eine Fachkraft kann nicht einfach die Aufgaben aus einem anderen Bereich übernehmen. Daher ist es stets wichtig, die erforderlichen Qualifikationen für die entsprechenden Aufgaben zu berücksichtigen.
  • Den Bruttopersonalbedarf ermitteln
    Einer der entscheidenden Schritte besteht darin, den Bruttopersonalbedarf zu ermitteln. Dabei berechnen Sie, wie viele Arbeitskräfte mit welcher Qualifikation für eine bestimmte Aufgabe notwendig sind. Dafür gibt es verschiedene Schätzverfahren. Wenn die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen bereits eine vergleichbare Tätigkeit ausüben, ist es sinnvoll, auf die bisherigen Erfahrungswerte zurückzugreifen. Diese geben präzise Auskunft darüber, wie viel Personal notwendig ist. Wenn es sich um neue Aufgaben handelt, ist die Schätzung ungleich schwerer. In diesem Fall bietet es sich an, Abteilungsleiter oder externe Experten zu befragen. Diese können durch ihr Fachwissen die Anzahl der benötigten Arbeitskräfte häufig präzise abschätzen.
  • Personalbedarfsplanung: Voraussichtliche Ab- und Zugänge ermitteln
    Darüber hinaus ist es notwendig, bereits absehbare Ab- und Zugänge zu erfassen. Insbesondere die Abgänge sind häufig präzise planbar. Wenn ein Mitarbeiter das Renteneintrittsalter erreicht, dann lässt sich der Bedarf an Neuzugängen bereits frühzeitig ermitteln. Auch andere Auszeiten stehen häufig bereits lange vor dem entsprechende Termin fest. In manchen Fällen zeichnen sich auch Neueinstellungen mit großem Vorlauf ab – beispielsweise wenn ein Auszubildender übernommen werden soll. Um all diese Faktoren zu ermitteln, ist es wichtig, sich mit der Personalabteilung in Verbindung zu setzen.
Der nächste Schritt der Personalbedarfsplanung besteht darin, den Nettopersonalbedarf zu ermitteln.

Der nächste Schritt der Personalbedarfsplanung besteht darin, den Nettopersonalbedarf zu ermitteln.(#04)

  • Nettopersonalbedarf: Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
    Der nächste Schritt der Personalbedarfsplanung besteht darin, den Nettopersonalbedarf zu ermitteln. Dafür ist es notwendig, die bisherigen Arbeitsschritte zusammenzufassen. Hierfür nehmen Sie nochmals den Bruttopersonalbedarf zur Hand. Davon ziehen Sie die zu erwartenden Neuzugänge ab. Wenn Abgänge anstehen, müssen Sie diese zu dem entsprechenden Wert hinzuziehen. Auch hierbei ist eine rein quantitative Analyse nicht ausreichend. Sie müssen nicht nur dafür sorgen, dass die erforderliche Anzahl an Mitarbeitern zur Verfügung steht. Darüber hinaus ist es wichtig, auf deren Qualifikationen zu achten.
  • Erforderliche Maßnahmen im Betrieb umsetzen
    Um die Personalbedarfsplanung abzuschließen, müssen Sie einen geeigneten Maßnahmenkatalog entwerfen. Dieser enthält alle notwendigen Schritte, um für ausreichend Personal zu sorgen. In vielen Fällen stehen hierbei Neueinstellungen an erster Stelle. Dabei müssen Sie angeben, welche neuen Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt notwendig sind und über welche Qualifikationen diese verfügen müssen. Anhand dieser Informationen kann sich die Personalabteilung bereits frühzeitig darum kümmern, passende Bewerber zu finden. Neueinstellungen sind jedoch nicht die einzige mögliche Maßnahme. Wenn eigentlich genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, diese allerdings nicht über die notwendigen Qualifikationen verfügen, dann bietet es sich an, dieses Problem intern zu beheben. Durch geeignete Weiterbildungsmaßnahmen ist es häufig möglich, den Personalbedarf zu decken. Auch hierbei ist es wichtig, die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig zur Durchführung einer entsprechenden Maßnahme zu animieren. Auf diese Weise bleibt genügend Zeit für deren Umsetzung. In manchen Fällen kommt es auch vor, dass ein Mitarbeiter mit einer bestimmten Qualifikation in Zukunft nicht mehr benötigt wird. In diesem Fall bietet es sich an, eine Umschulung in die Wege zu leiten. Ist dies nicht möglich, bleibt häufig nur eine Entlassung als letztes Mittel.

Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: wavebreakmedia-#01: Syda Productions -#02: _Gorodenkoff  -#03: LightField Studios-#04: _Robert Kneschke

About Author

Rebecca Liebig

Rebecca Liebig ist gerade im achten Monat schwanger. Voller Vorfreude auf ihr Baby genießen sie und ihr Mann die spannende Zeit. Von der ersten Übelkeit bis hin zu den Bewegungen ihres Mädchens halten sie alles fest. Schließlich möchte man sich später ja auch an diese Zeit erinnern. Bei der Planung des Kinderzimmers gehen die Vorstellungen zwar auseinander. In einem sind sich Rebecca und ihr Mann jedoch einig: Die aufregende Zeit wollen sie so richtig genießen. Rebecca plant, drei Jahre mit ihrer Tochter zu Hause zu bleiben. Auch ihr Mann möchte zwei Monate Elternzeit nehmen.

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