Betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten – Fahrzeugflotte digital verwalten und dadurch Zeit und Geld sparen

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Der Ruf nach mehr Nachhaltigkeit seitens der Unternehmen wird immer lauter. Nun sollen sie auch die betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten und dabei auf ein digitales Mobilitätsmanagement setzen.

Die betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten: Bestandsaufnahme im Unternehmen als Voraussetzung

Geht es darum, die betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten zu können, ist es zuerst wichtig, die Ausgangssituation zu analysieren. Außerdem sollten Unternehmen wissen, dass sie mit der Gestaltung der betrieblichen Mobilität zum gewissen Maße auch Einfluss auf die private Mobilität nehmen.

Eine derartige Entwicklung ist nicht allen Geschäftsführern und Firmeninhabern bewusst. Zudem sind nachhaltigkeitsorientierte Zielsetzungen häufig noch wenig zu finden. Ein kompatibles und nachhaltiges Flottenmanagement, das auf die Nutzung digitaler Angebote setzt, ist demzufolge ebenfalls noch viel zu wenig vorhanden und wird als Projekt derzeit in vielen Unternehmen gerade erst angegangen.

Verschiedene Bereiche müssen dabei integriert werden und entsprechende Förderungen erfahren, darunter die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln für Dienstreisen und der damit verbundene Verzicht auf den Dienstwagen, die Fuhrparknutzung und die Vermeidung von Verkehr.

Geht es darum, die betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten zu können, ist es zuerst wichtig, die Ausgangssituation zu analysieren. ( Foto: Shutterstock - Aunging )

Geht es darum, die betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten zu können, ist es zuerst wichtig, die Ausgangssituation zu analysieren. ( Foto: Shutterstock – Aunging )

Analyse der Ausgangslage vorbereiten

Um die betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten zu können, muss die Ausgangslage in puncto Mobilität bekannt sein. Darauf aufbauend lässt sich eine Entwicklung planen, die wie jedes andere Projekt immer wieder überwacht und gegebenenfalls nachjustiert werden muss.

Wichtige Punkte bei der Betrachtung des aktuellen Mobilitätsmanagements sind:

  • Aktuelles Flottenmanagement

    Es geht dabei um die Beschaffung neuer Fahrzeuge, um das Führen und Verwalten derselben. Das aktuelle Flottenmanagement umfasst alle Punkte, die mit dem Besitz und der Nutzung der firmeneigenen Fahrzeuge zusammenhängen, sodass auch deren Wartung, das Tankverhalten der Nutzer, das Führen der Fahrtenbücher und die Einhaltung der Sicherheitsregeln begutachtet werden müssen.

  • Zuständigkeiten im Flottenmanagement klären

    Idealerweise ist nur ein Mitarbeiter für das Flotten- und Mobilitätsmanagement zuständig und steht als Ansprechpartner für diesen Bereich zur Verfügung. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen, sodass dieser Mitarbeiter auch in puncto Entwicklung des Projekts aussagefähig ist. Findet sich im Unternehmen selbst niemand, werden solche Leistungen teilweise auch extern übernommen.

  • Art und Weise der aktuellen Arbeit

    Um das Mobilitätsmanagement nachhaltig zu gestalten, muss trend- und produktivitätsorientiert gearbeitet werden. Damit lassen sich Ausfallkosten ebenso vermeiden wie Störungen der Unternehmensprozesse. In dem Zuge ergeben sich bereits erste Hinweise auf die Senkung der anfallenden Kosten für den Fuhrpark: Wo können die Betriebskosten optimiert werden und wie lassen sich Ausfallzeiten der Fahrzeuge senken?

  • Fuhrparkmanagement mit Excel oder Software?

    Sollte der Fuhrpark immer noch mit einer selbst angelegten Tabelle in Excel verwaltet und geführt werden, ergibt sich ganz klar der erste Hinweis auf nötige Veränderungen, wenn Unternehmen die betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten wollen. Eine spezielle Software ist die Lösung, denn durch den Einsatz und die Anwendung der digitalen Möglichkeiten werden Zeit und Kosten gespart.

Betriebliche Mobilität nachhaltiger und effektiver gestalten: Softwares zum Mobilitätsmanagement nutzen

Muss nur ein kleiner Fuhrpark verwaltet werden, ist der Einsatz von Excel meist noch vertretbar. Hier können einfache Listen geführt werden, in die die jeweils aktuellen Daten manuell eingetragen werden. Danach übernimmt Excel und stellt die nötigen Berechnungen an.

Daraus wiederum lassen sich gewisse Rückschlüsse auf die Effektivität und Produktivität im Unternehmen ziehen. Doch bei einem größeren Fuhrpark stößt Excel an seine Grenzen und die zur Verfügung gestellten Informationen, die für die weitere Entwicklung des Unternehmens nötig sind, fallen zu gering aus. Um die betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten zu können, ist eine entsprechende Flottenmanagement-Software daher unverzichtbar.

 Um das Mobilitätsmanagement nachhaltig zu gestalten, muss trend- und produktivitätsorientiert gearbeitet werden. Foto: Shutterstock - Blue Planet Studio )

Um das Mobilitätsmanagement nachhaltig zu gestalten, muss trend- und produktivitätsorientiert gearbeitet werden. Foto: Shutterstock – Blue Planet Studio )

Vorteile der Mobilitätsmanagementsoftware

Das Mobilitätsmanagement ist ein dynamischer Prozess, der es erfordert, Flotten digital verwalten zu können. Nur dann können alle Teilaspekte integriert werden, was wiederum Voraussetzung für die Automatisierung vieler Prozesse ist. Diese lässt den Traum von mehr Nachhaltigkeit, Effektivität und Produktivität vieler Unternehmen wahr werden bzw. die Unternehmen diesem Traum ein Stück weit näherkommen.

Die Vorteile der Software im Einzelnen:

  • Geringere Fehleranfälligkeit

    Excel ist fehleranfällig und die Datensätze lassen sich allzu leicht verändern. Daher ist auch ein Fahrtenbuch, welches in Excel geführt wird, nicht gesetzeskonform. Meist müssen die entsprechenden Dokumente daher nicht nur digital geführt werden, sondern sind parallel in Papierform zu führen. Das bedeutet einen enormen Mehraufwand und macht es schwerer, eventuell gewünschte Informationen zum Beispiel für das Finanzamt zusammenzustellen.

  • Komplexe Prozesse werden vereinfacht

    Nicht umsonst können Firmen Förderungen für den Einsatz spezieller Softwares beantragen! Sie sollen damit wirtschaftlicher und nachhaltiger werden, gleichzeitig wettbewerbsfähiger. Außerdem sind die Firmen in der Lage, mit der entsprechenden Software die großen Mengen an Daten, die alltäglich anfallen, zu verwalten. Jedem Manager dürfte es inzwischen klar sein: Die Zukunft ist digital und das gilt auch für das Flottenmanagement.

    Fahrertermine sind zu koordinieren, Tankdaten zu analysieren. Es müssen neue Mitarbeiter eingearbeitet werden und das Pooling wird organisiert. Klar ist, dass die Prozesse stets veränderbar sind. Eine digitale Lösung verkürzt hierbei Einarbeitungs- und Auswertzeiten und hilft, die betriebliche Mobilität nachhaltig gestalten zu können.

    Nicht umsonst können Firmen Förderungen für den Einsatz spezieller Softwares beantragen! ( Foto: Shutterstock-Scharfsinn)

    Nicht umsonst können Firmen Förderungen für den Einsatz spezieller Softwares beantragen! ( Foto: Shutterstock-Scharfsinn)

  • Bessere Kostenkontrolle

    Eine Firma, die nachhaltig und produktiv zugleich sein möchte, braucht hinreichende Informationen über alle anfallenden Kosten. Die diesbezüglichen Informationen werden über umfassende Auswertungen deutlich. Die passende Software sorgt dafür, dass der Überblick hier nicht verloren geht und dass Möglichkeiten zur Kostenoptimierung jederzeit erkennbar sind. Gleichzeitig lässt sich damit feststellen, wie hoch die Auslastung der Flotte ist und ob entsprechende Handlungen nötig sind oder nicht.

  • Transparentes Flottenmanagement

    Es sollen Förderungen beantragt werden? Andere Abteilungen oder Dienstleister sollen eingebunden werden? Mit der nötigen Transparenz wird das leichter und genau diese kann über entsprechende Softwares erreicht werden. Hier reicht dann ein Blick, um direkt alle Informationen zu erhalten.

    Dies entlastet alle Beteiligten und macht Kapazitäten frei. Diese Transparenz bringt noch einen weiteren Vorteil mit. Sie sorgt dafür, dass objektive Entscheidungen möglich sind. Objektiv kann nämlich nur entschieden werden, wenn der volle Überblick über die aktuelle Situation und Auslastung des Fuhrparks gegeben ist.

  • Mobilitätskonzepte über Software fördern

    Die Mobilitätsmanagementsoftware hat einen weiteren Vorteil, der ausschlaggebend für die Zukunft des Unternehmens sein kann. Es geht hier darum, dass alle Unternehmen in der Verantwortung stehen, die Zukunft nachhaltiger zu gestalten. Das wiederum verlangt nach innovativen Mobilitätskonzepten, die sich aktuell auf die E-Mobilität konzentrieren.

    Das gilt sowohl im betrieblichen Fuhrpark als auch im privaten Umfeld. Wichtig ist dabei aber das Management der Reichweite: E-Mobile müssen hier anders gehandhabt werden als Verbrenner. Es geht um Fahr- und Lieferzeiten, um Ladezeiten und die Verfügbarkeit von Ladesäulen in der jeweiligen Lieferregion.

Unternehmen sind längst in die Pflicht genommen worden und müssen ihren Anteil dazu beitragen, die Zukunft nachhaltig zu gestalten. ( Foto: Shutterstock - Scharfsinn )

Unternehmen sind längst in die Pflicht genommen worden und müssen ihren Anteil dazu beitragen, die Zukunft nachhaltig zu gestalten. ( Foto: Shutterstock – Scharfsinn )

Zusammengefasst: Das bringt die digitale Verwaltung des Fuhrparks

Unternehmen sind längst in die Pflicht genommen worden und müssen ihren Anteil dazu beitragen, die Zukunft nachhaltig zu gestalten. Gerade bei der Verwaltung des Fuhrparks ist ein wichtiger Ansatzpunkt dafür zu finden. Wer hier noch auf die Verwaltung über Excel und Papierberge setzt, wird schon bald verloren haben. Gefordert werden digitale Mobilitätskonzepte, die alle Gegebenheiten berücksichtigen. Die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel für die Mitarbeiter ist dabei ebenso zu erfassen wie der Einsatz von Elektrofahrzeugen.

Die digitale Verwaltung wird den Vorteil bringen, dass Zeit und Kosten im Unternehmen eingespart werden können. Wer alle Daten auf einen Blick präsentiert bekommt, muss keine umfassenden Analysen tätigen, um bestimmte Entscheidungen zu treffen. Diese Entscheidungen sind leicht möglich, denn die nötige Datenbasis ist jederzeit abrufbar.

Die heute verfügbaren Tools übernehmen die digitale Erfassung von Belegen ebenso wie die Verwaltung der Fahrzeuge, erstellen rechtssichere Fahrtenbücher und übernehmen die Routenplanung unter verschiedenen Gesichtspunkten. Unternehmen sparen dadurch Zeit. Die Kosteneinsparung wiederum ist durch effektivere Planungen und Fahrten möglich, durch den fast vollständigen Ausschluss von Fehlplanungen und durch die Flexibilität, die durch die digitalen Konzepte geboten wird.

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