Rechnungen schreiben: Wer darf, wer muss und was muss drauf?

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Nicht jeder muss Rechnungen schreiben, es gibt auch Fällen, in denen das Schreiben der Rechnung freiwillig möglich ist. In jedem Fall gibt es bestimmte Pflichtangaben, die darauf erscheinen müssen.

Rechnungen schreiben: Wer kann und wer darf den Umsatz per Rechnung abrechnen?

Wer Rechnungen schreiben kann, hat zuvor ein Produkt verkauft oder eine Leistung erbracht. Aber nicht jeder muss eine Rechnung stellen, teilweise ist dies freiwillig möglich.

Wichtig sind jedoch die Pflichtangaben, damit die Anforderungen an rechtssichere Rechnungen erfüllt werden und die Leistung wirklich abrechenbar ist. Bei sachlich nicht richtigen Rechnungen kann es sogar passieren, dass der Kunde nicht zahlen muss.

Wer muss Rechnungen schreiben?

Werden Geschäfte mit anderen Unternehmen gemacht oder Leistungen für juristische Personen erbracht, besteht eine Pflicht zum Schreiben der Rechnungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob mit der Rechnung Lieferungen oder Leistungen abgerechnet werden sollen, ob der Leistungserbringer ein Unternehmer aus der Industrie oder ein kreativ tätiger Freiberufler ist. Gewerbetreibende müssen damit ebenso wie Freiberufler Rechnungen schreiben, was allerdings nicht gilt, wenn die Leistung für eine Privatperson erbracht worden ist.

Die rechtliche Grundlage zum Schreiben der Rechnungen findet sich im Umsatzsteuergesetz und dort in § 14. Hier ist auch eine Frist genannt: Innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung müssen Rechnungen ausgestellt werden. Die Frist rührt aus der Nachweisbarkeit von Leistungen und der nötigen Transparenz von Rechnungen gegenüber dem Finanzamt. Nicht zuletzt dient die Einhaltung der Frist der eigenen Liquidität, die nur gesichert ist, wenn die Kunden erhaltene Leistungen und Lieferungen auch bezahlen.

Rechnungen dürfen nicht nur von Unternehmen geschrieben werden, sondern auch von Privatpersonen. ( Fotolizenz: Shutterstock-_Syda Productions )

Rechnungen dürfen nicht nur von Unternehmen geschrieben werden, sondern auch von Privatpersonen. ( Fotolizenz: Shutterstock-_Syda Productions )

Wer darf Rechnungen schreiben?

Rechnungen dürfen nicht nur von Unternehmen geschrieben werden, sondern auch von Privatpersonen. Doch auch dann ist zu beachten, dass alle Pflichtangaben für eine Rechnung enthalten sind.

Im Einzelnen muss die Rechnung daher die folgenden Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Datum der Leistungserbringung
  • Leistungsbeschreibung oder Beschreibung der Ware inklusive Anzahl
  • Hinweis darauf, dass es sich um einen Privatverkauf handelt

Wichtig: Privatpersonen dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen! Außerdem ist zu beachten, dass bei häufigem Rechnungen schreiben unterstellt werden kann, dass es sich um eine (neben-)gewerbliche Tätigkeit handelt, die wiederum der Anmeldepflicht gegenüber dem Finanzamt unterliegt.

Was ist, wenn keine Rechnung geschrieben wird?

Für Unternehmen ist es unabdingbar, korrekte Rechnungen zu schreiben. Der Grund: Fehlerhafte Rechnungen können vom Kunden zurückgewiesen werden und der Kunde kann die Zahlung verweigern. Dies wiederum bedeutet einen erheblichen Mehraufwand für den Unternehmer, der nun die falsche Rechnung in seinem Buchhaltungssystem stornieren und neu schreiben muss.

Auf der einen Seite entsteht dadurch ein höherer Aufwand, auf der anderen Seite verzögert sich die Zahlung durch den Kunden, was sich negativ auf die eigene Liquidität auswirken kann. Nicht zuletzt sorgen fehlerhafte Rechnungen dafür, dass ein Unternehmen als wenig professionell wahrgenommen wird.

Tipp: Fehlerhafte Rechnungen sind auch vor dem Finanzamt ungültig, selbst wenn der Kunde sie bezahlt haben sollte. Vor allem fortlaufende Rechnungsnummern sind hier wichtig, denn sie lassen die lückenlose Buchhaltung nachweisbar werden. Auch die richtige Ausweisung der Mehrwertsteuer ist wichtig, denn sie ist die Grundlage für die Besteuerung, der die Gewinne unterliegen.

Wer Rechnungen schreiben möchte, muss unbedingt an die Rechnungsnummer denken. ( Foto: Shutterstock-_Antonio Guillem )

Wer Rechnungen schreiben möchte, muss unbedingt an die Rechnungsnummer denken. ( Foto: Shutterstock-_Antonio Guillem )

Wichtige Angaben: Rechnungen schreiben, aber richtig!

Wer Rechnungen schreiben möchte, muss sich an den geltenden Vorgaben dazu orientieren, immerhin ist es ein amtliches Dokument, das auch zu Nachweiszwecken verwendet wird. Wichtig ist es daher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und dass auch die Regelungen zur Ausweisung der Umsatzsteuer beachtet werden.

Tipp: Wer auf seinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweist, obwohl er als Kleinunternehmer nicht zur Ausweisung berechtigt ist, muss die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und kann sie nicht mit der Vorsteuer verrechnen.

Pflichtangaben für Rechnungen

Rechnungen, die von einem Unternehmer an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person adressiert sind, müssen einige Pflichtangaben mehr als Rechnungen für Privatpersonen enthalten.

Im Einzelnen sind hier die folgenden Angaben zu nennen:

  • Name und Anschrift sowie Firmenname des Leistungserbringers
  • Name, Anschrift und Firmenname des Leistungsempfängers
  • Datum der Rechnung
  • fortlaufende Nummer
  • Art und Umfang der erbrachten Leistung bzw. gelieferten Waren
  • Steuersatz
  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Bruttobetrag
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Steuernummer des Rechnungsstellers

Liegen Gründe für eine Befreiung von der Mehrwertsteuer vor, wie das zum Beispiel bei Kleinunternehmern der Fall ist, muss ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung erfolgen. Bitte unbedingt die Regelungen zur Mehrwertsteuer beachten und auch an die passenden Steuersätze (19 oder 7 Prozent) denken!

Besonders wichtig: Die Rechnungsnummer

Wer Rechnungen schreiben möchte, muss unbedingt an die Rechnungsnummer denken. Diese darf nicht wahllos vergeben werden und hat den Zweck, dass die Rechnung eindeutig identifizierbar ist. Damit ist klar, dass sichergestellt werden muss, dass die Rechnungsnummer einmalig ist. Die genauen Regelungen zu dieser Nummer finden sich in § 14 Abs. 4 Nr. 4 des Umsatzsteuergesetzes, wo es heißt, dass eine fortlaufende Nummer zu vergeben ist, die aus einer oder mehreren Zahlenreihen besteht und die einmalig vergeben wird.

Jede Kombination aus verwendeten Zahlen darf demzufolge nur einmal verwendet werden. Dabei muss die erste Rechnungsnummer nicht zwingend mit der „1“ beginnen, gestartet werden kann mit einer beliebigen Zahl. Viele Unternehmer weisen ihren Kunden spezielle Nummern zu und ergänzen diese dann mit der Anzahl der bisher erstellten Rechnungen für diesen Kunden sowie der Jahreszahl, in der die Rechnung geschrieben wurde.

Andere Firmen beginnen pro Jahr mit der „1“ und schreiben dann fortlaufend die Rechnungsanzahlen auf, ergänzt mit der jeweiligen Jahreszahl. Wichtig ist, dass diese Rechnungsnummern im Buchhaltungssystem übersichtlich erfasst werden, damit sie leicht einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden können.

Um eine Rechnung richtig zu schreiben, müssen einige Punkte beachtet werden. (Foto: Shutterstock- Andrey_Popov )

Um eine Rechnung richtig zu schreiben, müssen einige Punkte beachtet werden. (Foto: Shutterstock- Andrey_Popov )

Rechnungen schreiben: 4 Tipps und Tricks

Wer regelmäßig Rechnungen schreiben muss, ist sicherlich über einige Tipps und Tricks dankbar.

Diese werden im Folgenden gegeben:

  1. Rückwirkende Ausstellung von Rechnungen möglich
    Wer vergessen hat, die Rechnung zu schreiben, kann dies innerhalb der Frist von drei Jahren nachholen. Das gilt aber nur dann, wenn mit dem betreffenden Kunden keine anderweitige Frist vereinbart wurde, bis zu der die Rechnung gelegt werden muss. Ist die Frist verstrichen, muss auf die Kulanz des Kunden gezählt werden, denn er ist nicht mehr rechtlich verpflichtet, seinen Verbindlichkeiten nachzukommen.
  2. Rechnungen ins Ausland schicken
    Bei Rechnungen, die ins Ausland gehen, muss das Reverse-Charge-Prinzip beachtet werden. Diese betreffen die Versteuerung der Umsätze, die im Land der Leistungserbringung und damit durch den Leistungsempfänger vorzunehmen ist.
  3. Software verwenden
    Kunden lieben es, wenn sie auf den ersten Blick erkennen können, von wem eine Rechnung stammt. Diese sollte optisch unbedingt im Corporate Design des Unternehmens, welche die Rechnung geschrieben hat, erstellt sein. Außerdem muss sie natürlich richtig sein, was besonders gut mithilfe einer Software sichergestellt werden kann. Diese erfasst die Umsätze, es können Rechnungen ausgedruckt und automatisch zugestellt werden. Außerdem werden die Zahlungseingänge überwacht, sodass der Abschluss eines Geschäftsfalls direkt möglich ist.
  4. Rechnungen per E-Mail verschicken
    Wenn bisher die Rechnungen immer auf dem Postweg zum Kunden kamen, sollte dieser unbedingt darauf hingewiesen werden, wenn plötzlich eine Umstellung der Rechnungszustellung auf E-Mail erfolgt. Hier wiederum ist die Zielgruppe wichtig: Wer als Unternehmer vor allem ältere Menschen beliefert, die noch auf die traditionelle Rechnung Wert legen, sollten sie diese auch bekommen und notfalls sowohl per Post (oder dem Paket beigefügt) und als E-Mail erhalten. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich diese Kunden andere Shops suchen, in denen ihr Wunsch nach der Papierrechnung respektiert wird.

Über den Autor

Rebecca Liebig

Rebecca Liebig ist gerade im achten Monat schwanger. Voller Vorfreude auf ihr Baby genießen sie und ihr Mann die spannende Zeit. Von der ersten Übelkeit bis hin zu den Bewegungen ihres Mädchens halten sie alles fest. Schließlich möchte man sich später ja auch an diese Zeit erinnern. Bei der Planung des Kinderzimmers gehen die Vorstellungen zwar auseinander. In einem sind sich Rebecca und ihr Mann jedoch einig: Die aufregende Zeit wollen sie so richtig genießen. Rebecca plant, drei Jahre mit ihrer Tochter zu Hause zu bleiben. Auch ihr Mann möchte zwei Monate Elternzeit nehmen.

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