Vor einer S/4HANA-Migration gilt es, über die Übernahme kompletter SAP-Datenmengen oder deren gezielte Archivierung zu entscheiden. Dynamische Cloud-Services, digitale Transformation und verschärfte gesetzliche Vorgaben lassen Datenbestände stetig wachsen und fordern schnellere Migrationszyklen. Mittels fokussierter Archivierung werden Altdaten effizient aus dem Kernsystem herausgelöst. Dadurch sinken Infrastrukturkosten, die Systemperformance steigt und Compliance-Vorgaben der DSGVO sowie GoBD werden eingehalten. entplexit unterstützt Unternehmen mit bewährten Methoden und Tools. Offene Standards sichern langfristige Datenverfügbarkeit nachhaltig.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Gezielte Archivierung reduziert Datenvolumen verbessert Performance sichert Wettbewerbsvorteil deutlich
In SAP-Landschaften wachsen Datenbestände schneller als je zuvor, wodurch Migrationen auf S/4HANA oder RISE überproportional teurer und langwieriger werden. Jedes weitere Terabyte an Altdaten belastet Ressourcen, steigert Betriebskosten und verlängert Projektlaufzeiten. Eine systematische Archivierung trennt inaktive Datensätze vom Produktivsystem, entfernt redundante Schatteninformationen und optimiert Workload sowie Speicherbedarf. Resultat sind schlankere Datenbanken, reduzierte Migrationsaufwände und gesteigerte Performance, was Unternehmen in einem immer dynamischeren Marktumfeld einen nachhaltigen Vorteil verschafft unter Erfüllung Compliance-Anforderungen.
Dokumentenarchivierung speichert PDFs, Office-Dateien revisionssicher via CMIS, DMS, ArchiveLink
Mit ADK, SARA und SAP ILM werden strukturierte Daten wie Tabelleninhalte, Buchungsbelege oder workflowbezogene Prozessdaten selektiv archiviert, um die Hauptdatenbank nachhaltig zu entlasten. Die Dokumentenarchivierung sorgt gleichzeitig für die revisionssichere Ablage unstrukturierter Dateien wie PDFs, Office-Dokumente oder digitaler Scans in einem DMS, ArchiveLink oder über CMIS. Durch die kombinierte Speicherung beider Datenkategorien lässt sich das In-Memory-System effizient skalieren und die Lesbarkeit historischer Informationen langfristig sichern und Compliance-Anforderungen zuverlässig punktgenau erfüllen.
Nearline, WebDAV und S3 Integration entkoppeln Archivdaten von Hauptdatenbank
SAP ILM orchestriert automatisierte Richtlinien für Datensätze während ihres gesamten Lebenszyklus von der Erstellung über Archivierung bis zur endgültigen Vernichtung. Periodische Prüfungen und automatisierte Fristenerkennung stellen sicher, dass nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder Erfüllung des Verarbeitungszwecks personenbezogene Daten DSGVO-konform gesperrt oder gelöscht werden. Dank Integration von Nearline-, WebDAV- und S3-Storage-Lösungen verbleiben Archivbestände entkoppelt von der produktiven HANA-Datenbank und bleiben zugleich jederzeit zugänglich. Reporting-Funktionen und Audit-Trails dokumentieren alle Aktivitäten revisionssicher lückenlos.
SAP Archive Managed Service liefert Transparenz, Flexibilität und DSGVO-Konformität
Eine unzureichende Archivierungsstrategie vor einer HANA-Migration führt häufig zu überlasteten Datenbanken, unnötig hohen Betriebsausgaben und verlängerten Projektdurchläufen. Proprietäre Archivierungstools ohne offene Schnittstellen binden Unternehmen an bestimmte Anbieter und erschweren spätere Modernisierungen. entplexit setzt auf frühzeitige Bedarfsanalysen, definiert klare Löschrichtlinien und nutzt den SAP Archive Managed Service. Damit werden Datenvolumen systematisch reduziert, Compliance-Vorgaben eingehalten und governance-, DSGVO-Konformität, schnellere Migrationsergebnisse und kosteneffiziente Betriebsmodelle ermöglicht werden.
Organisatorische Sicherheit kombiniert Technik für GoBD- und DSGVO-konforme Ablage
Verfahren zur sicheren Datenarchivierung müssen neben technischen Mechanismen auch organisatorische Kontrollen umfassen. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff. Granulare Zugriffskonzepte definieren Rollen, Berechtigungen und Freigabeworkflows strikt nach dem Need-to-Know-Prinzip. Zeitstempelerfassung und unveränderbare Audit-Trails dokumentieren jeden Zugriff, jede Änderung und Löschung. Dieses Zusammenspiel garantiert Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Konsistenz, minimiert Compliance-Risiken und bildet eine belastbare Grundlage für GoBD- und DSGVO-Überprüfungen. Klare Prozesse, Verantwortungszuteilung und regelmäßige Audits sorgen für Wirksamkeit und Sicherheit.
Entplexit begleitet abteilungsübergreifende Archivierung zur Vermeidung redundanter Datenbestände nachhaltig
Archivierung erfordert einen übergreifenden Ansatz, bei dem IT, Finanzabteilung, Einkauf, Personalwesen, SAP BW und Analytics Cloud eng zusammenarbeiten. Nur so lässt sich ein abgestimmtes Datenmanagement realisieren, das Redundanzen konsequent beseitigt und Ressourcen optimal nutzt. entplexit agiert als zentraler Koordinator, unterstützt bei Konzeption, Implementierung und Schulung und stellt sicher, dass unternehmensweite Archivierungsrichtlinien einheitlich angewendet werden. Dies steigert Performance, vereinfacht Wartung und sichert Compliance gemäß rechtlicher Vorgaben flexible Workflows für transparente Kostenstruktur.
Fiori-Output-Management und externe digitale Archivierungslösungen bieten maximale künftige Arbeitsflexibilität
Der SAP ILM Store in Azure, Google Cloud oder AWS stellt unlimitierte, skalierbare Speicherpools für strukturierte und unstrukturierte SAP-Daten bereit. CMIS als herstellerunabhängiger Standard verhindert Vendor-Lock-in und unterstützt unkomplizierte Cloud-Anbindungen via SAP BTP. Mit Fiori-basiertem Output-Management lassen sich Druck- und Reportingprozesse zentral steuern. Externe Archivierungslösungen liefern zusätzliche Optionen für Langzeitspeicherung, automatisierte Löschkonzepte, Verschlüsselung und revisionssichere Dokumentenverwaltung, um künftigen Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Skalierbarkeit, Hochverfügbarkeit und Performance-Optimierung sind inklusive, rundum konzipiert.
Cloud-Kosten vor RISE um vierzig Prozent reduziert mit entplexit
Vor der Migration auf SAP RISE verfolgte ein mittelständischer Betrieb gemeinsam mit entplexit eine Datenoptimierungskampagne. Mittels gezielter Archivierung und Löschung wurde das HANA-Volumen um rund 40 Prozent verringert und die Cloud-Kosten deutlich reduziert. Der Einsatz von SAP-Standardtools wie ADK, SARA sowie ILM ermöglichte die Extraktion passgenauer Datenfragmente für den Übergang. Diese Vorgehensweise beschleunigte den Rollout, senkte den Ressourcenbedarf und steigert gleichzeitig die rechtskonforme Datenhaltung. Partnerschaft, Effizienz und Qualität blieben Priorität.
DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung schafft effiziente Innovationsfreiräume in SAP-Systemlandschaften
Eine schlanke Archivierungslösung reduziert nicht benötigte Altdaten in SAP-Umgebungen gezielt und sorgt so für eine verkürzte Migrationsdauer und niedrigere Hardwareanforderungen bei S/4HANA- und RISE-Projekten. Dabei werden strukturierte Belege und unstrukturierte Dokumente DSGVO- und GoBD-konform archiviert, während In-Memory-Systeme performant bleiben. Offene Standards wie CMIS oder ArchiveLink sichern langfristige Datenzugänglichkeit. Dank entplexits Expertise profitieren Unternehmen von einer transparenten Projektplanung sowie maßgeschneiderten Archivierungs- und Löschkonzepten optimierter Cloud-Anbindung sowie integrierter Monitoringfunktionen inklusive Audit-Trails bieten.
