Tourenplanung im Möbeleinzelhandel: Die tägliche Herausforderung

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Die Statistik zeigt einen leichten Anstieg beim Umsatz mit Möbeln in den letzten 14 Jahren in Deutschland. Generell bewegen sich diese Zahlen stets auf einem sehr hohen Niveau. Gemütliches Wohnen mit schönen Möbeln hat in keinem anderen Land der Welt eine so hohe Bedeutung wie in Deutschland.

Die Einwohner sind trendbewusst, mögen es gern gemütlich und geben im weltweiten Vergleich das meiste Geld für Möbel aus. 2013 waren es im Schnitt 390 Euro pro Kopf. Die Accessoires kommen mit rund 150 Euro noch hinzu. Für den Einzelhandel ist das ein Segen und eine tägliche Herausforderung gleichermaßen, denn die Auslieferung im Möbeleinzelhandel hat eine wesentliche Besonderheit: Sie erfordert nicht nur die Anlieferung der Möbel, sondern beinhaltet in den meisten Fällen auch die fachgerechte Montage.

Doch auch ohne zusätzliche Arbeiten, die am Bestimmungsort ausgeführt werden müssen, ist die Tourenplanung ein kompliziertes Geschäft. Alle anfallenden Transportaufträge müssen in Touren eingeteilt und in die passende Reihenfolge gebracht werden. Jeder Transport wird von einem Fahrzeug oder einer Person erledigt, die koordiniert werden müssen. Die Tourenplanung ist überall dort von Belang, wo viele Fahrten durchgeführt werden müssen. Das beginnt bei der Briefzustellung, geht weiter über die Belieferung einzelner Filialen eines Händlers und die Müllabholung und ist bei der Personenbeförderung noch lange nicht vorbei. Dort, wo Touren immer wieder durchgeführt werden, bilden sich Transportnetzstrukturen.

Die Tourenplanung hat dabei zwei Aspekte: die Clusterung, welche einzelne Aufträge zu einer Tour zusammenfasst, und das Routing, mit dem die einzelnen Punkte innerhalb der Tour definiert werden. Ziel der Tourenplanung ist stets, die vorhandenen Ressourcen möglichst sparsam zu verwenden.

Die Besonderheit, dass die Lieferung von Möbeln mit einer Montage einhergeht, hat umfangreiche Einflüsse auf die täglich anfallende Tourenplanung im Möbeleinzelhandel.  (#01)

Die Besonderheit, dass die Lieferung von Möbeln mit einer Montage einhergeht, hat umfangreiche Einflüsse auf die täglich anfallende Tourenplanung im Möbeleinzelhandel. (#01)

Lieferung von Möbeln: Montage inklusive

Die Besonderheit, dass die Lieferung von Möbeln mit einer Montage einhergeht, hat umfangreiche Einflüsse auf die täglich anfallende Tourenplanung im Möbeleinzelhandel. Jedes Produkt benötigt eine bestimmte Zeit für seine Montage, während die Monteure ihrerseits über sehr verschiedene Qualifikationen verfügen. Da die Tourenplanung vielerorts noch von Hand gemacht wird, wird von den Disponenten ein großes Maß an organisatorischem Talent gefordert.

Gemeinsam mit meist mehreren Telefonisten plant der Disponent tagtäglich möglichst effektiv die anfallenden Touren. Mit den Kunden werden Termine vereinbart, sobald die Ware im Lager eingegangen ist. Der Planer verwendet hierfür ein Tourenbuch, in das alle Touren, bestehend aus dem Lkw und dem zugewiesenen Montageteam, eingetragen werden. Bezüglich der Routen wird versucht, sowohl Leerfahrten als auch unnötige Kilometer zu vermeiden. Wurde der Kunde erreicht und der Termin festgemacht, wird er in das Tourenbuch eingetragen. Änderungen können jederzeit vorkommen und stellen eine zusätzliche Herausforderung dar.

Die tägliche Herausforderung für den Disponenten besteht darin, eine optimale Tourenauslastung zu erzielen, also einen hohen Warenwert pro Team und Tag umzusetzen.

Dabei sind folgende Kompetenten von Bedeutung:

  • Die Lieferadressen sollten möglichst räumlich zusammenhängen.
  • Die Montageteams müssen optimal je nach Schwierigkeitsgrad der Aufbauten eingeteilt sein.
  • Der zeitliche Ablauf muss die Fahrzeit und die Montagedauer berücksichtigen und dabei möglichst keine Leerzeiten verursachen.
  • Mögliche Überstunden der einzelnen Monteure müssen mit berücksichtigt werden.

Im Laufe des Tages kommt es immer wieder zu spontanen Anpassungen. Entweder wird noch ein Monteur für einen schnellen Einsatz gebraucht, oder es gibt regionale Änderungen, die das Umleiten einer Tour erfordern.

Doch warum werden Tourenplanungen im digitalen Zeitalter oft noch manuell vorgenommen? Sind die manuellen Tourenplanungen in jedem Fall ein Vorteil und liegt es am mangelnden Innovationswillen der Händler, dass noch nicht überall EDV gestützte Tourenplanung zum Einsatz kommt? Oder gibt es bei den elektronischen Systemen vielleicht sogar Nachteile zu verzeichnen?

Mit einer Software zur Tourenplanung wird den Disponenten viel Arbeit abgenommen. (#02)

Mit einer Software zur Tourenplanung wird den Disponenten viel Arbeit abgenommen. (#02)

EDV gestützte Tourenplanung

Mit einer Software zur Tourenplanung wird den Disponenten viel Arbeit abgenommen. Neben den Kundenadressen können hier auch die Qualifikationsstufen der Teams und der erwartete zeitliche Aufwand für die jeweiligen Montagen eingetragen werden. Dieser Zeitaufwand kann anhand der bisherigen Erfahrungen von Monteuren ermittelt werden und pro Produkt oder auch pro Kaufvertrag abgebildet werden.

Die Software schlägt anhand dieser Angaben dann komplette Touren für jedes Team vor, sodass nur noch die Terminierung bei den Kunden durchgeführt werden muss. Solche Systeme können dazu führen, dass Mitarbeiter und damit Kosten eingespart werden können. Sie kommen meist in großen Unternehmen zum Einsatz, wo eine zentralisierte Tourenplanung durchgeführt wird, die theoretisch, da sie computergestützt ist, auch von Mitarbeitern ohne Vorkenntnisse durchgeführt werden kann. Dabei wird immer mit etwas „Luft nach oben“ geplant, die Fähigkeiten der Monteure sind nur ungefähre Angaben.

Eben hier zeigt sich eine Schwäche der EDV gestützten Systeme, die gegenüber einem erfahrenen Disponenten oftmals eine weniger gute Tourenauslastung erzielen. Der Disponent kennt seine Monteure und weiß, wem er auch einen strafferen Zeitplan zumuten kann und wer besonders engagiert ist. Er kennt auch die örtlichen Gegebenheiten und deren Herausforderungen, was den Verkehr betrifft. Eine Tourenplanung für den Möbelhandel ist dann am effektivsten, wenn ein erfahrener Disponent vor Ort ist. Dadurch spart man den Einsatz von Tourenoptimierern und die Software kann, durch menschliche Unterstützung und Anpassung, ihre Qualitäten ganz entfalten. Der Einsatz einer solchen Software eignet sich besonders bei einer großen Anzahl an Touren und kann den Zeit- und Mitarbeitereinsatz deutlich reduzieren.

Allerdings sollte ein Disponent nicht blind auf bestimmte Regeln beharren, die in unkomplizierten Planungen durchaus ihre Berechtigung haben, mit der Komplexität der anfallenden Aufgaben jedoch an Bedeutung verlieren oder sogar ins Gegenteil verkehrt werden. Je komplexer das System, umso weniger greift die Intuition und umso wichtiger ist der Einsatz einer spezialisierten Software, die Hunderte oder Tausende an Komponenten berücksichtigt.

So gilt beispielsweise die Regel, dass ein LKW nicht mit weniger als 65% Auslastung auf Tour geschickt werden soll, in einem komplexen System nicht mehr. Einerseits müssen alle Touren und deren Auslastung in Summe betrachtet werden, sodass die Umplanung einzelner Touren insgesamt zu einem Verlust von Effizienz führen würde. Andererseits müssen auch andere Kriterien wie die Erreichbarkeit von Kunden und mögliche Beladungspunkte berücksichtigt werden. Und kreuzende Fahrstrecken, die von einem erfahrenen Disponenten gescheut werden, können aufgrund von zeitlichen Planungsvorgaben durchaus sinnvoll sein.

Jedes Unternehmen muss für sich die optimale Lösung erarbeiten und eine geschickte Kombination von IT und Sachverstand kreieren.

Um die zeitaufwendigen und personalintensiven Prozesse im Möbeleinzelhandel zu verkürzen, muss eine Tourenplanung sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientieren und flexibel sein. (#03)

Um die zeitaufwendigen und personalintensiven Prozesse im Möbeleinzelhandel zu verkürzen, muss eine Tourenplanung sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientieren und flexibel sein. (#03)

Tourenplanung mit System: Auch für kleine und mittlere Unternehmen

Eine Software für Möbelhändler sollte von Menschen entworfen werden, die sich an den echten Erfahrungen von Anwendern in diesem Business inspirieren lassen. Um die zeitaufwendigen und personalintensiven Prozesse im Möbeleinzelhandel zu verkürzen, muss eine Tourenplanung sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientieren und flexibel sein. Eine intuitive Bedienung ist besonders dann von Vorteil, wenn Mitarbeiter mit unterschiedlichen IT-Kenntnissen mit der Software arbeiten sollen.

Jedem Mitglied des Unternehmens können die entsprechenden Rechte individuell zugewiesen werden. So wird vermieden, dass durch einen unqualifizierten Zugriff das System durcheinander gerät. Sind die Touren geplant, werden die entsprechenden Begleitpapiere und Tourenlisten automatisch erstellt. Wer als Möbeleinzelhändler auf der Suche nach einem Tool für die EDV gestützte Tourenplanung ist, sollte ein System wählen, das auf seine Branche abgestimmt ist. So kann er sicher sein, dass die Besonderheiten der Möbelbranche Anwendung berücksichtigt werden.

Fazit

Die Software gestützte Tourenplanung im Möbelhandel muss nicht die Sache großer Unternehmen bleiben. Auch der Mittelstand kann sich mit geeigneten Tools, wie sie etwa MÖBELPILOT bietet, die tägliche Tourenplanung und -optimierung erleichtern. Dabei sollte eine Software zum Einsatz kommen, die einen vertretbaren Preis und eine optimale Tiefe der Individualisierung miteinander verbindet. Ist die Software zusätzlich mit einer Warenwirtschaft verbunden, kann noch deutlich mehr Zeit gespart werden.

Was eine Software jedoch nicht ersetzen kann, sind erfahrene Mitarbeiter, die ihr Know-how in die Planung mit einbringen.


Bildnachweis:©Shuttestock-Titelbild: Andrey_Popov -#01: Africa Studio-#02:  KAMONRAT-#03: Kitiphong Pho

About Author

Marius Beilhammer Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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