Rechnungs-Muster mit Reisekosten: Vorlage & Tipps

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Rechnungs-Muster für die Reisekostenabrechnung sind unverzichtbar, um korrekte Rechnungen anzufertigen. Im Internet erhält man die Vorlagen als Download. Beim Ausfüllen sind diverse Hinweise zu beachten.

Vorlagen für die Rechnung der Reisekosten: Wissenswertes

Für die Reisekostenabrechnung stehen diverse Office Vorlagen zum Download bereit. Ob es um den Verpflegungsaufwand geht oder um die korrekte Rechnung der Umsatzsteuer, diese Tools ersparen einem umständliche Kalkulationen. Auch die Formatierung wird einem durch die Rechnung über Excel oder ein anderes leicht bedienbares Programm erspart.

Für Angestellte, Freiberufler und Selbständige gibt es jeweils die geeigneten Office Programme, die bei der Abrechnung von Geschäftsreisen helfen. Arbeitnehmer geben hier ihre Auslagen an, woraufhin eine Erstattung durch den Arbeitgeber erfolgt. Mit einer solchen Rechnung der Reisekosten ist es außerdem möglich, die besteuerten Kosten in der Steuererklärung geltend zu machen. In diesem Zusammenhang sind einige wesentliche Faktoren zu berücksichtigen, damit man auch tatsächlich alle Spesen ersetzt bekommt.

Die verschiedenen Ansätze, wie die Reisekosten im Muster eingetragen werden, spielen dabei eine sehr wichtige Rolle. Zudem sollte man das Grundprinzip der Verpflegungspauschalen kennen. Immer wieder steht dabei der Nachweis der diversen Ausgaben im Mittelpunkt, denn ohne Beleg kann es zu Komplikationen bei der Geltendmachung kommen.

Video: Excel Tipps und Tricks #52 Rechnungsvorlage benutzen

Der Ablauf bei der Reisekostenabrechnung

Für eine Geschäftsreise gibt es oft ein spezielles Genehmigungsverfahren. Ohne die Bewilligung des Reiseantrags geht es in vielen Unternehmen nicht, allerdings wird dieser erste Schritt oft vereinfacht, um Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.

Während der Dienstreise gilt es, sämtliche Belege aufzubewahren, damit man diese bei der Aufstellung der Reisekosten mit einreichen kann. Die Muster, um die angefallenen Kosten einzutragen, findet man im Internet oder in einem speziellen Reisekostenprogramm. Damit es bei der Rechnung keine Fehler gibt, gibt es gesetzliche Vorlagen. Zuletzt wird der kalkulierte Erstattungsbetrag ausgezahlt, was häufig zusammen mit der Gehaltsabrechnung geschieht aber auch einzeln erfolgen kann.

Die verfügbaren Muster zur Rechnung der Reisekosten bieten folgende Vorteile:

  • Durch ständige Aktualisierungen entsprechen sie den geltenden Richtlinien,
  • die betrieblichen Parameter können individuell vorgegeben werden,
  • mit Standardisierungen und Auswertungsmöglichkeiten lassen sich die Kosten genau nachvollziehen.

Details zum Verpflegungsaufwand

Immer wieder kommt es bei der Berechnung von Dienstreisekosten zu Veränderungen. Zum Jahresbeginn 2014 gibt es beispielsweise anstelle der bis dahin geltenden drei Aufwandspauschalen nur noch zwei. Diese gelten für eine Dienstreise, die über acht Stunden dauert, oder für eine mindestens 24-stündige Abwesenheit. Auch für die Anreise- und Abreisetage wurden die Regelungen entsprechend angepasst.
Bei dem Verpflegungsmehraufwand geht es um die Zusatzkosten, die von der reisenden Person aufgrund der Geschäftsreise getragen werden müssen. Da man sich nicht zuhause aufhält, fallen Mehrkosten an.

Die entsprechenden Pauschalbeträge werden als Verpflegungsmehraufwand-Tagesgeld-Pauschalen bezeichnet, kurz VTP. Die Tagespauschale teilt sich auf in 20 % für das Frühstück und in zweimal 40 % für das Mittag- und Abendessen, wobei die 24-Stunden-Pauschale die Basis bildet. Falls bei der Rechnung ein Minusbetrag ermittelt wird, reduziert sich die Erstattung auf null.

Für eine Geschäftsreise gibt es oft ein spezielles Genehmigungsverfahren. (#01)

Für eine Geschäftsreise gibt es oft ein spezielles Genehmigungsverfahren. (#01)

Das Muster als Basis für die Berechnung der Reisekosten

Für die Reisekostenabrechnung müssen alle Daten korrekt in der Vorlage eingegeben werden. Die Muster helfen durch die übersichtliche Anzeige, alle wichtigen Details wie Reisebeginn und Spesen einzutragen. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Vorlage, sodass eine formlose Abrechnung ausreicht. Die entsprechende Software erhält man als Download, manchmal sogar kostenlos.

In den Formularen findet man bereits alle relevanten Punkte sowie Informationen zu den gesetzlichen Pauschalbeträgen und Richtlinien. Wenn es im Reisekostengesetz zu Aktualisierungen kommt, erhält man üblicherweise eine Nachricht: Dann ist ein Update fällig. Im Anschluss daran wird das Muster angepasst und die nächste Rechnung der Reisekosten sieht ein wenig anders aus als zuvor.

Individuelle Regelungen bei der Reisekostenabrechnung

Neben den gesetzlichen Pauschalen und Regelungen können bestimmte Reiserichtlinien im Arbeitsvertrag festgelegt sein. Eventuell ist es sinnvoll, sich vor dem Reiseantritt zu informieren, ob sämtliche Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden.

Betriebsbedingte Anpassungen wirken sich möglicherweise auf die genaue Rechnung der Reisekosten aus. Auf jeden Fall sollten die Arbeitnehmer oder Auftragnehmer stets alle Belege und Quittungen aufheben, um diese im Anschluss an die Dienstreise einzureichen. Falls eine Rechnung verloren geht, ist es in vielen Fällen gestattet, einen Eigenbeleg anzufertigen und ersatzweise der Abrechnung beizufügen. Ein solcher Eigenbeleg muss nicht nur die Kosten enthalten, sondern auch das Datum und gegebenenfalls eine Liste der betroffenen Personen. In einigen Fällen kann man auch um einen Zweitbeleg bitten, was beispielsweise bei der Hotelrechnung kein Problem ist.

Bei Auslagen von Auftragnehmern wird gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet. Auch hierfür stehen Muster zur Verfügung. Ob die Umsatzsteuer dabei mit angegeben wird, hängt davon ab, auf welche Weise die Spesen abgerechnet werden. (#02)

Bei Auslagen von Auftragnehmern wird gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet. Auch hierfür stehen Muster zur Verfügung. Ob die Umsatzsteuer dabei mit angegeben wird, hängt davon ab, auf welche Weise die Spesen abgerechnet werden. (#02)

Die Rechnung gegenüber einem Auftraggeber

Bei Auslagen von Auftragnehmern wird gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet. Auch hierfür stehen Muster zur Verfügung. Ob die Umsatzsteuer dabei mit angegeben wird, hängt davon ab, auf welche Weise die Spesen abgerechnet werden.

Für die Spesenabrechnung stehen drei Optionen zur Auswahl:

  • Die Auslagen treten in der Rechnung als Nebenleistung auf, die umsatzsteuerpflichtig ist,
  • der Angebotspreis wird höher berechnet, denn er enthält bereits sämtliche Kosten,
  • die angefallen Spesenbeträge werden einzeln in der nachweisbaren Höhe abgerechnet.

Option 1:
Wenn wie in der ersten Variante beschrieben neben der Hauptleistung auch die Nebenkosten berechnet werden, gelten für alle Kosten die gleichen steuerlichen Grundregeln. Bei einem Regelsteuersatz von 7 oder 19 % für die hauptsächliche Leistung gilt dieser also für die gesamte Summe. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Verpflegungskosten, Fahrtkosten, Materialkosten oder andere Auslagen handelt. Man kann die Brutto-Beträge aufführen und ein zweites Mal Umsatzsteuer darauf rechnen.

Die Originalrechnung verbleibt beim Auftragnehmer und kann später beim Finanzamt eingereicht werden, um die Vorsteuer erstattet zu bekommen.

Option 2:
Wer von vornherein die Reisekosten bei der Rechnung des Angebotspreises berücksichtigt, vermeidet spätere Fragen. Hier erspart man sich das Einreichen der Belege. Für die Vorsteuererstattung reicht man die entsprechenden Rechnungsbelege beim Finanzamt ein.

Option 3:
Bei der einzelnen Abrechnung der Reiseauslagen wird der Nettowert aufgeführt. Es gilt der jeweils geltende Umsatzsteuersatz, der auch auf der Originalrechnung auftaucht. Wenn der Auftraggeber darauf besteht, die Originalbelege zu erhalten, sollten die Rechnungen auf seinen Namen ausgestellt sein. In diesem Fall erhält der Auftraggeber den Vorsteuerabzug.

Video: Reisekostenabrechnung mit Excel

Benutzerfreundliche Muster für Reisekosten und andere gesetzeskonforme Aufstellungen

Ob man eine Rechnung schreibt oder die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber erfolgt, ein Muster hilft dabei, die Ansprüche in eine korrekte Form zu bringen. Oft gibt es zusätzlich zu den Internet-Vorlagen nützliche Hinweise, die einem helfen, alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. So vermeidet man, dass es später zu Problemen oder sogar zu einer Anzeige der Behörden kommt.

Wer auf die klassische Office Software vertraut, für den sind die Muster in Excel die ideale Entscheidung. Andere Benutzer bevorzugen eine nutzerfreundliche Maske, die einen schrittweise durch das Programm führt und sozusagen „aufpasst“, dass man keine Eintragung überspringt.

Bei vielen Programmen findet man detaillierte Tipps zu weiteren Fragen, beispielsweise zur steuerlichen Regelung des Dienstwagens oder zu Werbekosten. Abhängig von der Komplexität des Reisekostenprogramms kann ein Einführungskurs von Vorteil sein, vor allem, wenn es im Betrieb mehrere Angestellte gibt, die viel unterwegs sind. Auch bei Veränderungen in der Software oder in den gesetzlichen Vorgaben lohnt es sich, alle Betroffenen im Detail zu informieren.


Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: Kunertus -#01: wutzkohphoto  -#02: Kalamurzing

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Sabrina Müller, geboren 1982 in Berlin, ist inzwischen Mutter von drei Kindern. Eigentlich wollte sie gar nicht so viele Kinder. Nachdem ihre erste Tochter jedoch wirklich pflegeleicht war, haben sich Sabrina und ihr Mann für weitere Kinder entschieden. Konnte ja keiner wissen, dass auf pflegeleicht nicht immer auch wieder pflegeleicht folgt. Nach der ersten Tochter folgten noch ein Mädchen und ein Junge. Ihre Rasselbande füllt Sabrinas Leben derzeit aus. Neben der Betreuung der Kinder engagiert sich Sabrina auch im Kindergarten und näht und bastelt gerne.

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