Schritt für Schritt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen

Egal, ob ein Mitarbeiter das Unternehmen auf eigenen Wunsch oder durch eine Kündigung verlässt, für den Arbeitgeber bedeutet der Weggang vor allem, dass er ein Arbeitszeugnis erstellen muss.

Dabei können Zeugnisse ungewollt zu Stolperfallen werden und der Schreiber sollte sowohl im Hinblick auf den Zeugnisanspruch als auch beim Aufbau und bei den Formulierungen verschiedene Aspekte und Regeln beachten. Und auch wenn es keine rechtlich keine festgezurrten Regelungen gibt, sollten Grundsätze der Wahrheit, des verständigen Wohlwollens, der Vollständigkeit und der individuellen Beurteilung stets beachtet werden. Vorlagen oder ein Programm sind dabei hilfreich.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Natürlich muss ein Arbeitszeugnis nur erstellt werden, wenn der Arbeitnehmer es verlangt. Aber grundsätzlich steht es jedem zu, ganz egal, ob es sich bei dem Beschäftigungsverhältnis um:

ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis
eine freiberufliche oder fest angestellte Tätigkeit
eine Voll- oder Teilzeitbeschäftigung
ein Arbeitsverhältnis zur Probe
eine Ausbildung
eine Nebenbeschäftigung
eine Aushilfstätigkeit
ein Praktikum

handelt.

Verschiedene Arten von Zeugnissen

Arbeitszeugnisse können unterschiedlich ausfallen und reichen von kurz und knapp bis hin zu sehr umfangreichen Schriftstücken. Ausschlaggebend für den Umfang ist dabei zum einen die Dauer der Zusammenarbeit und zum anderen der Wunsch des Arbeitnehmers. Der, was viele nicht wissen, zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis wählen kann. Grundsätzlich raten Experten dazu, immer letzteres anzufordern, da im Rahmen eines einfachen Zeugnisses keine Leistungsbeurteilung erfolgt.

Deshalb wird es oftmals auch nur „Arbeitsbescheinigung“ genannt und enthält lediglich die Personalien und die Dauer der Beschäftigung sowie die übertragenen Aufgaben. Dabei muss das einfache Arbeitszeugnis neutral und wertfrei formuliert sein. Das qualifizierte Arbeitszeugnis muss wiederum neben den Personalien und der Beschäftigungsdauer eine wohlwollende Bewertung der Leistung und des Verhaltens des Arbeitnehmers beinhalten.

Der richtige Aufbau

Da Personaler nicht nur aus den Formulierungen, sondern auch aus dem Aufbau eines Arbeitszeugnisses Informationen über den Bewerber herauslesen können, ist dieser ebenso wichtig wie die Leistungsbeurteilung. Dementsprechend besteht ein vollständiges Arbeitszeugnis aus folgenden Punkten:

Einleitung
Beschreibung der Aufgaben3.
Beurteilung der Leistung
Beurteilung des Sozialverhaltens
Formulierung zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Danksagung und Formulierung des Bedauerns
Abschluss mit Wünschen für die Zukunft

Wichtig ist, das sich sowohl der Arbeitnehmer als auch der ehemalige Arbeitgeber, der das Zeugnis verfasst beziehungsweise unterschreibt, bewusst sind, dass sich jede Formulierung – solange sie den Standards entsprechen – im Zusammenhang mit der Beurteilung der Leistung und des Sozialverhaltens sowie die Formulierung zum Dank, zum Bedauern und zu den Zukunftswünschen sich eine Schulnote übersetzen lässt.

Einleitung und Aufgabenbeschreibung

In die Einleitung gehören sowohl die Personalien des Arbeitnehmers als auch das Eintrittsdatum, sowie wichtige Stationen im Unternehmen. Danach folgt eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben, die alle wichtigen Tätigkeiten der Position beinhaltet. Wichtig ist, dass die qualifizierten Arbeiten gleich zu Beginn genannt werden. Dabei kann die Beschreibung als Fließtext ausformuliert sein oder in Form einer Aufzählung erfolgen. Gerade bei sehr umfangreichen Aufgaben wirken letztere in Form von Spiegelstrichen oder durch sogenannte Bullet Points übersichtlicher.

Da verabschieden sich wohl gerade Arbeitgeber vom Arbeitnehmer: Diese junge Frau bekommt bestimmt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. (#01)

Leistungsbeurteilung

An dritter Stelle folgt dann die Leistungsbeurteilung, die alle wesentlichen Aspekte der Zusammenarbeit aufgreifen soll. Dazu gehören folgende Punkte, die in der standardisierten Reihenfolge abgearbeitet werden sollten:

• Die Arbeitsbereitschaft

Damit ist vor allem das Wollen gemeint und die Beurteilung sollte Punkte wie die Identifikation, das Engagement, Initiative, Pflichtbewusstsein sowie Zielstrebigkeit, Energie und Interesse aufgreifen. Ebenso kann der Einsatzwille, die Bereitschaft zu Mehrarbeit und der Fleiß des Arbeitnehmers thematisiert werden.

• Die Arbeitsbefähigung

Der nächste Abschnitt sollte sich dann um das Können drehen und Ausdauer, Belastbarkeit sowie Flexibilität und Auffassungsgabe, Denkvermögen oder Organisationstalent und Kreativität beleuchten.

• Fertigkeiten und Fachkenntnisse sowie Weiterbildung

Unter Punkt 3 wird das Wissen des Arbeitnehmers eingeschätzt und im Hinblick auf dessen Anwendung und den Nutzen für das Unternehmen beurteilt. Zudem können hier die Eigeninitiative beim Thema Weiterbildung sowie deren Erfolge und erworbene Zertifikate genannt werden.

• Arbeitsweise und Arbeitsstil

Danach folgt eine Einschätzung der Selbständigkeit, der Eigenverantwortung sowie der Zuverlässigkeit und der Sorgfalt des Arbeitnehmers. Wird das Zeugnis für einen Auszubildenden erstellt, wird an dieser Stelle vor allem seine Lernweise beurteilt.

• Arbeitserfolg und Arbeitsergebnisse

Anschließend können Arbeitgeber unter anderem etwas über die Qualität, das Tempo sowie die Terminerreichung und die Soll-Erfüllung des Mitarbeiters oder auch über den Lernerfolg des Auszubildenden schreiben.

• Konkrete herausragende Arbeitserfolge

Die Beschreibung besonderer oder herausragender Erfolge bieten nicht nur dem Mitarbeiter Bezugspunkte für das Anschreiben für Bewerbungen, auch neue Arbeitgeber können sich mit deren Hilfe einen besseren Eindruck verschaffen.

• Beurteilung der Führungsleistung

Hat der Arbeitnehmer Mitarbeiterverantwortung im Unternehmen getragen, gehört dieses Thema in jedem Fall in ein qualifiziertes Zeugnis. So sollte neben der Zahl und der Art der ihm untergebenen Mitarbeiter auch deren Zufriedenheit sowie seine Motivationsfähigkeit und die allgemeine Arbeitsatmosphäre thematisiert werden.

• Zusammenfassung

Dieser Teil des Zeugnisses wird mit einer zusammenfassenden Beurteilung abgeschlossen, der auch den Zufriedenheitsgrad, also eine ausformulierte Schulnote, des Arbeitgebers beinhaltet. Während beispielsweise „Herr Meiers Leistungen fanden stets unsere vollste Zufriedenheit.“ der Note „1“ entspricht, steht die Formulierung „Herr Meiers Leistungen fanden stets unsere volle Zufriedenheit.“ für die Note „2“ und „Herr Meiers Leistungen fanden unsere volle Zufriedenheit.“ entspricht nur noch einer „3“. Das Beispiel zeigt, das bereits das Fehlen von zwei Buchstaben eine ganze Schulnote ausmachen kann.

Beurteilung des Sozialverhaltens

Diese junge Frau hällt ein bestimmt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis in den Händen. (#02)

Personaler, die die Bewerbung eines potentiellen Mitarbeiters lesen, interessieren sich neben der Leistungsbeurteilung ebenso für die Einschätzung des früheren Arbeitgebers im Hinblick auf sein Sozialverhalten. So ist es oftmals wichtiger, dass ein Mitarbeiter ins Team passt und aus die verschiedenen Formulierungen geben der Personalstelle sowohl positive als auch negative Hinweise. Folgende drei Aspekte gehören in die Beurteilung:

• Internes Verhalten

Hier wird das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern – genau in dieser Reihenfolge – eingeschätzt und im Hinblick auf Teamfähigkeit, Wertschätzung sowie Anerkennung oder Beliebtheit und Vorbildlichkeit beurteilt.

• Externes Verhalten

Danach folgt eine Aussage zum Verhalten des Arbeitnehmers gegenüber Kunden oder Geschäftspartnern. Diese kann sich zum Beispiel auf sein Auftreten, sein Gesprächsverhalten oder seine Verhandlungsstärke beziehen.

• Sonstige soziale Kompetenzen

Je nach Position im Unternehmen kann in diesem Abschnitt auf die Vertrauenswürdigkeit des Mitarbeiters, auf seine Loyalität oder seine Integrität sowie sein Überzeugungsvermögen beziehungsweise seine Kompromissbereitschaft eingegangen werden.

Beendigungsformel sowie Dank, Bedauern und Wünsche für die Zukunft

Auch die sogenannte Beendigungsformel ist ein wichtiger Punkt, der in einem qualifizierten Arbeitszeugnis nicht fehlen darf, da er sagt, auf wessen Initiative das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Für die Formulierung stehen dem Schreiber drei gängige Varianten zur Verfügung. Bei einer Kündigung durch den Arbeitnehmer muss die Wortgruppe „auf eigenen Wunsch“ verwendet werden, während bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber meist „betriebsbedingt“ geschrieben wird.

Die dritte Variante bezieht sich auf die Beendigung in „beiderseitigem Einvernehmen“ und wird in der Regel bei Zeugnissen im Zuge von Aufhebungsverträgen genutzt. Ebenso wie die Beendigungsformel sollten auch die Formulierungen zum Dank und zum Bedauern nicht unterschätzt werden. Da der Arbeitgeber den Weggang des Mitarbeiters bedauert und das auch zum Ausdruck bringt, werten entsprechende Aussagen das Zeugnis stark auf.

Der letzte Punkt in einem qualifizierten Arbeitszeugnis betrifft die Zukunft des ausscheidenden Mitarbeiters und in der Regel wünscht ihm der Arbeitgeber für diese sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich alles Gute. Fehlt hier beispielsweise der private Bereich, entspricht die Beurteilung der Zusammenarbeit maximal der Schulnote „4“.