Personalschwankungen sowohl qualitativer als auch quantitativer Art gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. Die Personalbedarfsermittlung muss möglichst professionell erfolgen, um diese Schwankungen abzufangen.
Personalbedarfsermittlung: Schwankungen ausgleichen
Kaum etwas läuft in einem Unternehmen wie geplant, weil immer vorhersehbare Faktoren mit hineinspielen. Doch wenigstens die Personalbedarfsplanung sollte so sicher wie möglich erfolgen. Sie hat die Aufgabe, Schwankungen im Personalbestand auszugleichen und damit die vor allem in der Logistikbranche nötige Planungssicherheit zur Ausführung von Kundenaufträgen sicherzustellen. Es geht dabei nicht nur darum, kurzfristig das Personal planen zu können, sondern die Personalbedarfsermittlung muss auch mittel- und langfristig Sicherheit bieten.
Im Fokus stehen dabei stets auch die Kostenoptimierungen, denn der bloße Austausch eines Mitarbeiters ist nur eine Seite der Medaille. Es kommt bei einem möglichen Ersatz oder einer Vertretung auch auf die Kompetenz des Betreffenden an, welche wiederum Auswirkungen auf die Effizienz bei der Ausführung von Logistikaufträgen hat.
Um nun Zeiten, Kapazitäten und Ressourcen sicher berechnen zu können, lässt sich der Mitarbeiterbedarf mit Arbeitszeiterfassungssystemen planen. Die intelligenten und flexiblen Systeme berücksichtigen den individuellen Bedarf des Unternehmens ebenso wie den Ausfall von Personal, Auslastungswerte sowie zahlreiche andere Parameter, die als Faktoren bei der Personalbedarfsermittlung mit hineinspielen. Somit wird der erforderliche Personalbedarf überprüft, festgesetzt und berechnet.
Das Ziel der konkreten Personalbedarfsermittlung mithilfe einer Software besteht darin, Aufträge zeitgerecht erledigen zu können und die Aufgabenträger angemessen auszulasten. Wichtig ist die im Vorfeld nötige Fokussierung auf die anstehenden Aufgaben sowie auf das Optimieren sämtlicher Geschäftsprozesse.
Die Prozessoptimierung sowie die Personalbedarfsermittlung hängen eng miteinander zusammen, wobei in der Regel die Optimierung der Personalbedarfsplanung vorausgehen sollte.(#01)
Mit der Personalbedarfsermittlung Prozesse optimieren: Oder umgekehrt?
Die Prozessoptimierung sowie die Personalbedarfsermittlung hängen eng miteinander zusammen, wobei in der Regel die Optimierung der Personalbedarfsplanung vorausgehen sollte. Der Grund: Ohne vorherige Optimierung wird davon ausgegangen, dass die vorhandene Situation im Unternehmen richtig und gewünscht ist. Sie wird mit all ihren Schwachstellen festgeschrieben und fortgeführt. Das wiederum bedeutet, dass auch organisatorische Fehlentscheidungen oder Mängel weiterhin vorhanden sein werden.
Die Personalbedarfsermittlung würde darauf abzielen, die vorhandene Situation abzudecken, es ginge nicht um den tatsächlichen Bedarf. Nötig ist es daher, eine umfassende Prozessoptimierung durchzuführen, ehe ein konkretes Personalmanagement durchgeführt wird. Maximal können beide Prozesse parallel ablaufen, sodass die Erkenntnisse aus der Optimierung in die Personalbedarfsplanung einbezogen werden.
Das Verbesserungspotenzial im Unternehmen muss im Hinblick auf die folgenden Punkte untersucht werden:
- Ausstattung mit Sachmitteln
- IT-Unterstützung
- Arbeitsabläufe und –organisation
- minimaler Personalbedarf
- geplante Investitionen
- eventuelle Erweiterung von Fachbereichen
- Einsparmöglichkeiten beim Personal
- nötige Kompetenzen
- verzichtbare Stellen
Erst mit einer umfassenden Optimierung ist es möglich, den konkreten Bedarf an Fachkräften und weiterem Personal zu nennen und abzubilden. Damit einher geht im besten Fall eine Kostenersparnis, weil keine unnötigen Mitarbeiter entlohnt werden müssen. Angesichts der Tatsache, dass Personalkosten einen großen Teil der Ausgaben in einem Unternehmen darstellen, sind diese verständlicherweise der erste Ansatzpunkt bei Prozessoptimierungen und der Suche nach Einsparpotenzial.
Für jedes Unternehmen ist es wichtig zu wissen, wann und an welcher Stelle welches Personal benötigt wird. Unterschieden wird dabei zwischen der quantitativen und der qualitativen Personalbedarfsermittlung:
Welche Kompetenzen sind für die Erledigung welcher Tätigkeiten nötig? Hierbei sollte zwischen Fach- und Führungskräften sowie „einfachen“ Mitarbeitern unterschieden werden.(#02)
Quantitative Personalbedarfsermittlung
Hierzu muss zuerst der aktuelle Bestand an Personal aufgestellt werden, dazu der künftige Bruttobedarf (Einsatzbedarf + Reservebedarf). Es geht um die Menge an Mitarbeitern, die für die jetzigen und künftigen Aufträge benötigt wird.
Qualitative Personalbedarfsermittlung
Hierbei geht es um die Ausbildung und Qualifikation der Mitarbeiter. Welche Kompetenzen sind für die Erledigung welcher Tätigkeiten nötig? Hierbei sollte zwischen Fach- und Führungskräften sowie „einfachen“ Mitarbeitern unterschieden werden. Auch Praktikanten und ungelernte Hilfskräfte können bei einer qualitativen Betrachtung einbezogen werden.
Der Einsatzbedarf ist das Personal, welches für die Abarbeitung der anstehenden Aufträge benötigt wird. Fällt ein Mitarbeiter vorhersehbar oder unvorhergesehen aus, braucht es das sogenannte Reservepersonal. Dieses kommt bei Urlaubstagen, Krank- oder anderweitigen Fehlzeiten zum Einsatz.
Der künftige Bedarf kann nur grob durch das Personalmanagement geschätzt werden, denn niemand kann genau voraussehen, wann welcher Mitarbeiter wie lange ausfallen wird. Außerdem spielen Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt mit hinein, die vor allem in der Logistikbranche spürbar sind. Mittelfristig planbar sind Urlaubs- und Elternzeiten, nicht planbar hingegen sind Ausfälle durch eine plötzliche Erkrankung.
Um den qualitativen Bedarf zu ermitteln, müssen die Leistungen, die durch die Mitarbeiter zu erbringen sind, genau definiert werden. Danach ergibt sich ein Anforderungsprofil, welches für die künftigen Leistungen gilt. Daraus wiederum sind die nötigen Qualifikationen abzuleiten, die durch die Mitarbeiter erfüllt werden müssen.
Die Personalbedarfsermittlung ist kein Buch mit sieben Siegeln, doch viele Unternehmen tun sich wirklich schwer damit. Dank verschiedener Verfahren und Hilfsmittel wie dem oben genannten ATOSS ist es aber nicht nötig, den Personalbedarf umständlich errechnen zu müssen, sondern es werden einfach verschiedene Formeln benutzt.
Wichtige Kennzahlen für die Personalbedarfsermittlung sind unter anderem die Produktionsmenge pro Arbeitsstunde bzw. pro Zeiteinheit, der Umsatz pro Mitarbeiter und die Anzahl der Kunden.(#03)
Formeln und Verfahren für die Personalbedarfsermittlung
Die folgenden Formeln helfen bei der Personalbedarfsermittlung und werden durch das Personalmanagement für die Planung des Personalbedarfs verwendet:
- Brutto-Personalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
- Netto-Personalbedarf = Brutto-Personalbedarf – Personalbestand + voraussichtliche Abgänge – voraussichtliche Zugänge
- Personalbedarf = jährliche Arbeitszeit – tatsächlich notwendige Arbeitszeit
Generell müssen bei allen Verfahren (Kennzahlenmethoden, Schätzverfahren etc.) Ausfallzeiten berücksichtigt werden. Diese müssen wie bereits erwähnt durch den Reservebedarf abgedeckt werden. Hierbei wird davon ausgegangen, dass es eine Soll-Arbeitszeit gibt sowie die Arbeitszeit, die tatsächlich abgeleistet wird. Durch Ausfallzeiten kommt es zu einem zusätzlichen Personalbedarf, der bei der Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden muss.
Beim Schätzverfahren wird im ersten Schritt der geschätzte Personalbedarf bei den Führungskräften aller Bereiche erfragt. Wichtig ist, hierbei eine Trennung nach den Qualifikationsgruppen vorzunehmen.
Im zweiten Schritt wird ein Gesamtplan aufgrund der Planungsergebnisse erstellt. Danach wiederum lassen sich Planwerte überprüfen. Zu berücksichtigen ist hierbei, dass sich manche Aussagen am gewünschten und nicht am tatsächlichen Bedarf mancher Führungskräfte orientieren. Das heißt, dass sich mancher Abteilungsleiter vielleicht wünscht, dass zusätzliches Personal vorhanden wäre.
Wirklich realistisch ausgelastet wären die Mitarbeiter dann aber nicht mehr. Bei der Überprüfung der Angaben sollte daher ein Mehr- oder Minderbedarf, der sich im Vergleich zu den Vorjahren zeigt, erfragt werden.
Bei den Kennzahlenmethoden wird der Bedarf an Personal rein rechnerisch ermittelt, wofür bestimmte Betriebsgrößen herangezogen werden müssen. Es geht hier um die Ausbringungsmenge, um Projektstunden und weitere Kennzahlen, die auf den Personaleinsatz eine Auswirkung haben.
Die Kennzahlenmethode ist für einzelne Bereiche ebenso geeignet wie für eine Prognose, die sich auf den gesamten Betrieb bezieht.
Im ersten Schritt geht es um das Finden von Einflussfaktoren, die sich auf den Personalstand auswirken. Einzelne Bereiche können dabei unterschiedliche Faktoren darstellen. Danach muss der Zusammenhang des Personalbedarfs mit einer Kennzahl in Zusammenhang gebracht werden.
Ein Beispiel: Was wird in einer Arbeitsstunde geschafft bzw. wie umfassend können Verlademengen pro Arbeitsstunde sein?
Im Folgenden wird der Entwicklungstrend ermittelt. Das wiederum zielt darauf ab, dass ein Kennwertzahlenwert nicht ohne Weiteres übernommen und als neuer Planwert weitergeführt werden soll. Wurde eine Verbesserung der Produktivität von drei Prozent erreicht, soll das auch in der Planungsperiode berücksichtigt werden. Zuletzt werden dann Soll- und Ist-Werte in der Personalbedarfsermittlung berechnet.
Wichtige Kennzahlen für die Personalbedarfsermittlung sind unter anderem die Produktionsmenge pro Arbeitsstunde bzw. pro Zeiteinheit, der Umsatz pro Mitarbeiter und die Anzahl der Kunden.
Die voraussichtliche Arbeitsmenge geht aus den Planungen für die kommenden Wochen und Monate hervor, was allerdings gerade in der Logistikbranche nicht immer einfach ist.(#04)
Einflüsse bei der Personalbedarfsermittlung
Die voraussichtliche Arbeitsmenge geht aus den Planungen für die kommenden Wochen und Monate hervor, was allerdings gerade in der Logistikbranche nicht immer einfach ist. Denn: Auch unvorhergesehene Aufträge wollen berücksichtigt werden, außerdem ist die Auslastung nicht zu jeder Zeit gegeben. Der Bedarf an Personal orientiert sich im Einzelfall immer an der anstehenden Arbeit.
Wenn nicht gerade die Kontraktlogistik betroffen ist, bei der sich die Auslastung auch im Voraus sehr gut abschätzen lässt, ist selbige kaum planbar. Ebenfalls wichtig ist, dass der Bedarf nicht immer parallel zum Arbeitspensum steigt. Hier ist von gewissen Fixkosten auszugehen, die in der Planung berücksichtigt werden müssen und die im Folgenden zu einer vergleichsweise konkreten Berechnung führen.
Des Weiteren ist die Qualifikation der Mitarbeiter bei der Ermittlung des Personalbedarfs zu berücksichtigen. Das vorhandene Leistungsangebot des Unternehmens kann nur mit Mitarbeitern der nötigen Qualifikation umgesetzt werden. Diese müssen in ausreichender Anzahl vorhanden sein, außerdem sind genau die Qualifikationen bereitzuhalten, die zur Abdeckung des gebotenen Leistungsspektrums nötig sind. Teilweise kann hier auf „Springer“ ausgewichen werden, die von Filiale zu Filiale wechseln und immer dann eintreten, wenn durch Krankheit oder anderweitigen Ausfall ein Mitarbeiter fehlt.
In einem Logistikunternehmen mit nur einem Standort wird dies schwerlich möglich sein, hier ist gegebenenfalls auf Leiharbeiter auszuweichen. Diese können Auftragsspitzen abfangen und kurzfristig ins Unternehmen eintreten. Derartige Leiharbeiter bringen jedoch einen entscheidenden Nachteil mit. Sie sind nicht mit dem Unternehmen vertraut! Weder kennen sie betriebsinterne Abläufe noch bestimmte Tätigkeiten, sind lediglich in der Branche erfahren. Das bedeutet zwar eine kürzere Einarbeitungszeit im Vergleich zu ungelernten Aushilfskräften, dennoch wird die Effizienz im Unternehmen deutlich gemindert.
Wichtig ist daher, wenigstens geplante Zu- und Abgänge der Mitarbeiter bei der Personalbedarfsermittlung zu bedenken. Diese Daten lassen sich im Allgemeinen gut einarbeiten, da beispielsweise Kündigungen immerhin eine Frist mit sich bringen. Lediglich plötzliche Erkrankungen oder gar Todesfälle sind rein gar nicht planbar. Bekannte Zu- und Abgänge sollen die Personalbedarfsermittlung aber nicht erschweren, sondern bereits einberechnet sein!
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